Rekrytoinnin onnistumista arvioidaan useilla eri mittareilla, jotka kertovat prosessin tehokkuudesta, laadusta ja kustannuksista. Tärkeimmät rekrytoinnin mittarit sisältävät palkkausajan (time-to-hire), palkkauksen kustannukset (cost-per-hire), palkatun henkilön laadun (quality of hire) ja pysyvyyden työpaikassa (retention rate). Nämä HR-mittarit auttavat yrityksiä kehittämään rekrytointiprosessiaan ja varmistamaan onnistuneen henkilöstöhankinnan.
Mitkä ovat rekrytoinnin tärkeimmät mittarit?
Rekrytoinnin onnistumisen arvioinnissa käytetään neljää keskeistä mittaria: palkkausaika (time-to-hire), palkkauksen kustannukset (cost-per-hire), palkatun henkilön laatu (quality of hire) ja työntekijän pysyvyys (retention rate). Nämä mittarit antavat kokonaisvaltaisen kuvan rekrytointiprosessin tehokkuudesta ja tuloksellisuudesta.
Palkkausaika (Time-to-hire) mittaa, kuinka kauan kestää työpaikkailmoituksen julkaisemisesta siihen, kun valittu henkilö allekirjoittaa työsopimuksen. Pk-yrityksille tämä mittari on erityisen tärkeä, koska pitkät rekrytointiajat voivat hidastaa liiketoimintaa ja kuormittaa nykyistä henkilöstöä. Keskimääräinen palkkausaika vaihtelee toimialoittain, mutta yleensä 2-8 viikkoa on tavoiteltava aikaväli.
Palkkauksen kustannukset (Cost-per-hire) sisältävät kaikki rekrytointiin liittyvät kulut jaettuna tehtyjen palkkausten määrällä. Tähän kuuluvat ilmoituskustannukset, rekrytointikonsultin palkkiot, haastatteluihin käytetty työaika ja mahdolliset testaukset. Pk-yrityksille on tärkeää seurata näitä kustannuksia budjetoinnin ja resurssien kohdentamisen vuoksi.
Palkatun henkilön laatu (Quality of hire) on ehkä tärkein mutta samalla vaikein mitattava tekijä. Se arvioidaan yleensä uuden työntekijän suoriutumisen, tavoitteiden saavuttamisen ja tiimiin sopeutumisen perusteella ensimmäisen vuoden aikana. Laadukas palkka tuo yritykselle lisäarvoa ja tukee liiketoiminnan kehitystä.
Työntekijän pysyvyys (Retention rate) kertoo, kuinka moni uusista työntekijöistä jatkaa yrityksessä tietyn ajan kuluttua. Korkea vaihtuvuus heti rekrytoinnin jälkeen viittaa ongelmiin rekrytointiprosessissa tai työpaikan kuvauksessa. Hyvä tavoite on, että vähintään 90 % uusista työntekijöistä on vielä töissä vuoden kuluttua.
Miten rekrytoinnin laatua mitataan käytännössä?
Rekrytoinnin laatua mitataan seuraamalla uusien työntekijöiden suoriutumista, keräämällä palautetta esimiehiltä ja työntekijöiltä sekä analysoimalla perehdytysprosessin onnistumista. Laadun mittaaminen vaatii systemaattista seurantaa ja säännöllistä arviointia useiden kuukausien ajan.
Käytännön mittausmenetelmiä ovat säännölliset suorituskyvyn arvioinnit, joissa verrataan uuden työntekijän tuloksia asetettuihin tavoitteisiin. Ensimmäisen kolmen kuukauden aikana on hyvä seurata, saavuttaako työntekijä odotetun oppimiskäyrän ja integroituuko hän tiimiin toivotulla tavalla. Rekrytoinnin arviointi kannattaa tehdä 30, 60 ja 90 päivän kohdalla.
Esimiesten palaute on keskeisessä roolissa laadun arvioinnissa. He voivat kertoa, vastaako uusi työntekijä odotuksia, millaisia kehitystarpeita on havaittavissa ja miten hyvin henkilö sopii yrityksen kulttuuriin. Myös uuden työntekijän oma palaute rekrytointiprosessista ja perehdytyksestä antaa arvokasta tietoa prosessin kehittämiseen.
Perehdytysprosessin seuranta paljastaa paljon rekrytoinnin laadusta. Jos uusi työntekijä tarvitsee odotettua enemmän tukea tai ohjausta, se voi viitata siihen, että rekrytoinnissa ei arvioitu osaamistasoa riittävän tarkasti. Samoin nopea sopeutuminen ja itsenäinen työskentely kertovat onnistuneesta henkilöstön valinnasta.
Mikä on rekrytoinnin kustannustehokkuuden mittaamisen tärkein asia?
Rekrytoinnin kustannustehokkuuden mittaamisen tärkein asia on kaikkien suorien ja epäsuorien kustannusten huomioiminen sekä niiden suhteuttaminen palkatun henkilön tuomaan lisäarvoon. Pelkkien ilmoituskustannusten seuranta ei riitä – mukaan tulee laskea myös työaikakustannukset, järjestelmäkulut ja pitkän aikavälin vaikutukset.
Suoriin kustannuksiin kuuluvat työpaikkailmoitusten hinnat, rekrytointikonsultin palkkiot, testausten maksut ja mahdolliset matkakulut. Epäsuorat kustannukset ovat usein suurempia: haastatteluihin osallistuvien henkilöiden työaika, rekrytoivan esimiehen käyttämä aika prosessiin, HR-henkilöstön työtunnit ja järjestelmien käyttökustannukset.
ROI-laskenta (Return on Investment) auttaa arvioimaan, tuoko uusi työntekijä yritykselle enemmän arvoa kuin mitä hänen palkkaamiseensa on käytetty. Tämä laskelma on erityisen tärkeä kalliimmissa rekrytoinneissa ja johtotason paikoissa. Hyvä rekrytointi maksaa itsensä takaisin muutamassa kuukaudessa työntekijän tuottavuuden kautta.
Budjetoinnin merkitys korostuu rekrytointiprosessissa. Ennalta määritelty budjetti auttaa valitsemaan oikeat kanavat ja menetelmät, eikä kustannukset karkaa käsistä. Pk-yrityksille suosittelemme varaamaan rekrytointiin 10-20 % uuden työntekijän vuosipalkasta riippuen tehtävän vaativuudesta ja kiireellisyydestä.
Miten pienet yritykset voivat seurata rekrytoinnin onnistumista?
Pienet yritykset voivat seurata rekrytoinnin onnistumista yksinkertaisilla Excel-taulukoilla, ilmaisilla HR-työkaluilla ja säännöllisillä keskusteluilla uusien työntekijöiden kanssa. Monimutkaisia järjestelmiä ei tarvita – tärkeintä on systemaattinen ja johdonmukainen seuranta.
Käytännöllinen aloitustapa on luoda seurantataulukko, johon kirjataan jokaisen rekrytoinnin keskeiset tiedot: hakuaika, kustannukset, hakijoiden määrä, haastattelujen lukumäärä ja lopputulos. Tämä antaa nopeasti kuvan siitä, mitkä kanavat toimivat parhaiten ja missä on kehitettävää.
Ilmaisia työkaluja kuten Google Forms voi hyödyntää hakijoiden ja uusien työntekijöiden palautteen keräämiseen. Lyhyt kysely rekrytointiprosessin päätteeksi paljastaa, miten hakijat kokivat prosessin ja mitä voisi parantaa. Myös uuden työntekijän palaute ensimmäisten kuukausien jälkeen on arvokasta.
Säännölliset kuukausipalaverit, joissa käydään läpi rekrytoinnin mittareita, auttavat pysymään kartalla prosessin toimivuudesta. Kun palvelut hoidetaan ulkoistettuina, konsultti voi tuoda mukanaan valmiita seurantatyökaluja ja raportoida säännöllisesti tuloksista.
Yksinkertaiset mittarit kuten ”kuinka monta päivää meni ilmoituksesta allekirjoitettuun sopimukseen” tai ”kuinka paljon maksoi saada yksi hyvä hakija” antavat jo paljon tietoa rekrytoinnin tehokkuudesta. Tärkeintä on aloittaa mittaaminen jollain tasolla ja kehittää sitä kokemuksen myötä.
Rekrytoinnin mittarit ovat välttämätön työkalu onnistuneen henkilöstöhankinnan varmistamiseksi. Ne auttavat tunnistamaan ongelmat ajoissa, optimoimaan kustannuksia ja parantamaan prosessin laatua. Pk-yrityksille suosittelemme aloittamaan muutamalla keskeisellä mittarilla ja kehittämään seurantaa vähitellen. Jos tarvitset apua rekrytointimittareiden käyttöönottoon tai koko rekrytointiprosessin kehittämiseen, ota yhteyttä niin keskustellaan yrityksesi tarpeista.