Milloin pk-yrityksen kannattaa hankkia HR-tukea johdolle?
Pienen tai keskisuuren yrityksen johdolle tulee hetki, jolloin henkilöstöhallinnon tehtävät alkavat viedä kohtuuttomasti aikaa. Oikea ajoitus HR-tuen hankinnalle on kriittinen kysymys, johon moni yrittäjä hakee vastausta. Asiantunteva henkilöstöhallinnon tuki kannattaa hankkia ennakoivasti, ei vasta siinä vaiheessa, kun ongelmat ovat jo kasautuneet.
Tyypillisiä merkkejä HR-tuen tarpeelle ovat nopea henkilöstömäärän kasvu, jolloin työsuhteisiin liittyvät asiat monimutkaistuvat. Kun yritys ylittää 10-20 työntekijän rajan, henkilöstöhallinnon kysymykset alkavat viedä merkittävästi johdon aikaa. Samoin työehtosopimusten tulkinta, palkitsemisjärjestelmien kehittäminen ja henkilöstön hyvinvoinnin järjestelmällinen edistäminen vaativat erityisosaamista.
Myös lainsäädännölliset vaatimukset antavat selkeän signaalin tuen tarpeesta. Yhteistoimintalaki (”yt-laki”) kokee merkittäviä muutoksia 1.7.2025 alkaen, jolloin lain yleinen soveltamisala nousee säännöllisesti vähintään 50 työntekijää työllistäviin yrityksiin (aiemmin raja oli 20 työntekijää). Yrityksille, joissa on 20-49 työntekijää, jää kuitenkin tiettyjä velvoitteita, kuten jatkuva vuoropuhelu sekä muutosneuvotteluvelvoite rajatuissa tilanteissa, esimerkiksi vähintään 20 työntekijän irtisanomisen yhteydessä. Erityisesti näissä tilanteissa asiantuntevan HR-tuen merkitys korostuu.
Tyypillisesti johdon työtaakka antaa konkreettisen merkin: kun toimitusjohtaja tai muu johtohenkilö huomaa käyttävänsä yli 20% työajastaan henkilöstöhallinnon kysymyksiin, on aika harkita ammattimaisen HR-tuen hankkimista. Näin johto voi keskittyä siihen, missä sen osaaminen on vahvinta: liiketoiminnan kehittämiseen ja strategiseen johtamiseen.
Mitä HR-tuki tarkoittaa pk-yrityksessä?
HR-tuki pk-yrityksessä tarkoittaa kokonaisvaltaista tukea henkilöstöasioiden hallintaan. Henkilöstöhallinnon tukipalvelut voivat olla joko sisäisiä tai ulkoistettuja, ja niiden laajuus vaihtelee yrityksen tarpeiden mukaan. Pienemmissä yrityksissä kyse on usein perusasioiden ammattimaisen hoitamisen varmistamisesta, kun taas kasvavissa organisaatioissa korostuu strateginen henkilöstötyö.
HR-tuen muodot jakautuvat pk-yrityksessä tyypillisesti kolmeen vaihtoehtoon:
- Sisäisen HR-asiantuntijan palkkaaminen: Kun yrityksen henkilöstömäärä kasvaa riittävän suureksi (tyypillisesti 50+ henkilöä), voi oman HR-ammattilaisen palkkaaminen olla perusteltua. Tämä vaatii kuitenkin merkittävää taloudellista panostusta ja riittävää työmäärää kokoaikaiselle henkilölle.
- Osittain ulkoistettu HR-tuki: Monet pk-yritykset valitsevat hybridimallin, jossa osa HR-toiminnoista hoidetaan sisäisesti ja vaativammat tai erityisosaamista edellyttävät tehtävät ulkoistetaan. Tämä on joustava ja usein kustannustehokas tapa saada käyttöön monipuolista osaamista.
- Kokonaan ulkoistettu HR-palvelu: Pienille yrityksille ja startup-vaiheessa oleville kasvuyrityksille täysin ulkoistettu malli on usein järkevin. Tällöin yritys saa käyttöönsä kattavan HR-osaamisen ilman omaa henkilöstöinvestointia, ja palvelua voi käyttää juuri tarpeen mukaan.
Parhaimmillaan HR-tuki toimii pk-yrityksessä johdon strategisena kumppanina, joka tuo ammattimaisuutta henkilöstökäytäntöihin ja vapauttaa johdon aikaa liiketoiminnan ydinalueille. Ulkoistetun HR-palvelun etuna on myös laaja-alainen asiantuntemus ja kokemus eri toimialoilta, mikä tuo arvokasta näkökulmaa yrityksen henkilöstöprosessien kehittämiseen.
Miten HR-tuki auttaa pk-yrityksen johtoa?
HR-ammattilaisen tuki tuo pk-yrityksen johdolle merkittäviä hyötyjä, jotka näkyvät sekä arjen sujuvuudessa että strategisella tasolla. Johdon päätöksenteon tukeminen ja työtaakan keventäminen ovat keskeisiä elementtejä, kun arvioidaan asiantuntevan henkilöstöhallinnon tuomaa lisäarvoa.
Työsuhdelainsäädännön tulkinta on yksi merkittävimmistä hyödyistä. Työlainsäädäntö ja työehtosopimukset ovat monimutkaisia ja jatkuvasti muuttuvia, joten niiden ajantasainen tulkinta vaatii erityisosaamista. Esimerkiksi yhteistoimintalain tulevat muutokset 1.7.2025 tuovat mukanaan uusia käytäntöjä muutosneuvotteluihin, joiden vähimmäiskesto lyhenee nykyisestä. HR-asiantuntija pitää yrityksesi ajan tasalla ja varmistaa, että toiminta on lainmukaista.
Muutosneuvottelutilanteissa ammattitaitoinen HR-tuki on erityisen arvokasta. Lain mukaan työnantajan on varmistettava, että kaikki vaaditut asiat ehditään käydä läpi myös lyhyemmässä neuvotteluajassa (jatkossa joko 7 päivää tai 3 viikkoa riippuen tilanteesta), ja että myös työvoimaviranomaisten osuus huomioidaan prosessissa asianmukaisesti. HR-tuki varmistaa, että yritys välttää työriitakäsittelyt tai muut juridiset ongelmat, jotka voivat tulla erittäin kalliiksi.
Rekrytointiprosessien tehostaminen on toinen konkreettinen hyöty. Asiantuntijat auttavat määrittelemään tarkemmin osaamistarpeet, tavoittamaan potentiaaliset hakijat ja toteuttamaan valintaprosessin ammattimaisesti. Tämä parantaa rekrytointien osuvuutta ja vähentää epäonnistuneiden henkilövalintojen riskiä, joka on pk-yritykselle aina merkittävä kustannus.
Henkilöstön kehittäminen ja työhyvinvoinnin edistäminen saavat HR-tuen myötä systemaattisemman otteen. Ammattimaiset kehityskeskustelukäytännöt, osaamiskartoitukset, koulutussuunnitelmat ja työhyvinvoinnin mittarit auttavat luomaan motivoivan ja kehittyvän työympäristön. Tämä näkyy parempana sitoutumisena, vähäisempinä sairauspoissaoloina ja parantuneena tuottavuutena.
Kenties merkittävin hyöty johdolle on kuitenkin vapautuva aika strategisiin tehtäviin. Kun operatiiviset HR-tehtävät ovat ammattilaisen hoidossa, johdolle jää enemmän aikaa keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen, asiakastyöhön ja muihin kriittisiin tehtäviin. Tämä on suoraviivaisesti kytköksissä yrityksen kasvuun ja menestykseen pitkällä aikavälillä.
Paljonko HR-tukipalvelut maksavat pk-yritykselle?
HR-palveluiden kustannusrakenne on monimuotoinen ja riippuu valitun ratkaisun laajuudesta sekä yrityksen koosta. Kustannustehokkaat HR-ratkaisut voivat olla pk-yritykselle merkittävä kilpailuetu, kun resurssit kohdistetaan oikein.
Sisäisen HR-henkilön palkkaaminen on kustannusvaihtoehdoista tyypillisesti kallein. Kokopäiväisen HR-asiantuntijan vuosikustannus sivukuluineen on Suomessa noin 60 000 – 90 000 euroa osaamistasosta ja kokemuksesta riippuen. Tämä kannattaa pääsääntöisesti vasta, kun yrityksessä on vähintään 50-70 työntekijää, jotta asiantuntijalle riittää tarpeeksi tehtäviä.
Ulkoistettujen HR-palveluiden hinnoittelumalleja on useita:
- Tuntiperusteinen hinnoittelu: Tyypillisesti 80-150 € tunnilta osaamistasosta riippuen
- Kuukausimaksupohjainen palvelu: Perustasoinen HR-tuki pienelle yritykselle alkaen 500 € kuukaudessa
- Projektikohtainen hinnoittelu: Esimerkiksi rekrytointiprojekti 2000-5000 € tai muutosneuvottelujen läpivienti 3000-8000 €
- Hybridimallit: Peruskuukausimaksu ja siihen lisättävät erikseen laskutettavat palvelut
Kustannusten vertailussa olennaista on huomioida HR-investoinnin tuottama arvo. Ulkoistetussa mallissa maksat vain käytetyistä palveluista, saat laajan osaamisen käyttöösi ja vältyt rekrytointikustannuksilta sekä työsuhteeseen liittyviltä kiinteiltä kuluilta. Joustavuus on erityisen arvokasta kasvaville yrityksille, joiden tarpeet muuttuvat nopeasti.
HR-tuen tuottama takaisinmaksu näkyy monin tavoin: vähentyneenä henkilöstön vaihtuvuutena, parantuneena työhyvinvointina, tehokkaampina prosesseina ja juridisten riskien vähenemisenä. Esimerkiksi yksi epäonnistunut rekrytointi voi maksaa yritykselle jopa työntekijän vuosipalkan verran, joten ammattimaisesti hoidettu rekrytointiprosessi maksaa itsensä nopeasti takaisin.
Miten valita sopiva HR-kumppani pk-yritykselle?
Oikean HR-kumppanin valinta on pk-yritykselle strateginen päätös, joka vaikuttaa pitkäaikaisesti henkilöstötyön laatuun ja tehokkuuteen. Kumppanuuden kriteerit kannattaa määritellä huolellisesti oman yrityksen tarpeiden pohjalta.
HR-kumppanin valinnassa keskeisiä kriteereitä ovat:
- Asiantuntemus: Varmista, että kumppanilla on vahva osaaminen juuri niillä HR-osa-alueilla, joihin tarvitset eniten tukea. Kartoita heidän koulutustaustaansa ja kokemustaan. Erityisesti työlainsäädännön, kuten yhteistoimintalain, muutosten tuntemus on tärkeää.
- Kokemus pk-yrityksistä: Pk-yritysten haasteet eroavat suuryritysten haasteista. On tärkeää, että kumppani ymmärtää pienempien organisaatioiden erityispiirteet ja resurssirajoitteet.
- Palveluiden laajuus: Arvioi, tarvitsetko kokonaisvaltaista HR-kumppania vai fokusoidumpaa erikoisosaamista tietyillä osa-alueilla. Hyvä kumppani pystyy tarvittaessa skaalaamaan palveluitaan yrityksesi kasvaessa.
- Joustavuus: Pk-yritysten tarpeet vaihtelevat ja muuttuvat nopeasti. Kumppanin kyky reagoida joustavasti muutoksiin on ensiarvoisen tärkeää.
- Hinnoittelumalli: Valitse kumppani, jonka hinnoittelumalli sopii yrityksesi tarpeisiin ja budjettiin. Läpinäkyvä hinnoittelu ilman piilokustannuksia on merkki luotettavasta kumppanista.
- Referenssit: Pyydä esimerkkejä aiemmista asiakkuuksista ja tuloksista. Erityisesti saman toimialan referenssit antavat kuvaa kumppanin sopivuudesta juuri sinun yritykseesi.
Yhteistyön toimivuus on lopulta yksi tärkeimmistä tekijöistä. Alkutapaamisessa kannattaa arvioida, kuinka hyvin kemiat kohtaavat ja miten hyvin kumppani ymmärtää yrityksesi arvoja ja kulttuuria. HR-työ on vahvasti kytköksissä yrityksen identiteettiin, joten arvojen yhteensopivuus on tärkeää.
Ennen sopimuksen tekemistä on hyvä käydä yksityiskohtaisesti läpi, mitä palveluita kumppanuus kattaa, miten yhteistyö käytännössä toimii ja miten tuloksia mitataan. Selkeä palvelusopimus ja säännölliset arviointikeskustelut auttavat pitämään yhteistyön oikeilla raiteilla.
HR-tuen avulla menestyvä pk-yritys
HR-tuki on nykyaikaiselle pk-yritykselle strateginen voimavara, joka tukee kasvua ja kilpailukykyä monin tavoin. Ammattimaisesti hoidetut henkilöstöasiat ovat keskeinen tekijä yrityksen menestystarinassa ja auttavat rakentamaan kestävää liiketoimintaa.
Pk-yrityksen johdon kannattaa pohtia HR-tuen hankkimista erityisesti silloin, kun henkilöstömäärä kasvaa, henkilöstöhallinnon tehtävät vievät kohtuuttomasti aikaa tai kun työlainsäädännön vaatimusten hallinta tuntuu haastavalta. Tulevat lainsäädännön muutokset, kuten yhteistoimintalain uudistus 1.7.2025, korostavat ajantasaisen asiantuntemuksen tarvetta. Ajoissa hankittu tuki ehkäisee ongelmien syntymistä ja luo pohjan pitkäjänteiselle kasvulle.
Valitessasi HR-kumppania, kiinnitä huomiota erityisesti kumppanin kokemukseen pk-yritysten kanssa toimimisesta, palvelutarjonnan joustavuuteen ja yhteistyön toimivuuteen. Onnistunut HR-kumppanuus on paljon enemmän kuin ulkoistettu palvelu – se on strateginen tuki yrityksen johdolle.
Me Töölön Vireessä ymmärrämme pk-yritysten erityistarpeet ja tarjoamme räätälöityä tukea juuri niihin henkilöstöhallinnon kysymyksiin, jotka ovat yrityksellesi ajankohtaisia. Vahvuutemme on, että tarjoamme yhden asiantuntijan sijaan kokonaisen HR-osaston laajuisen osaamisen, ja laskutamme vain tehdyistä tunneista. Näin saat käyttöösi kattavan asiantuntemuksen ilman turhia kustannuksia.
HR-tuen käyttöönotto aloitetaan tyypillisesti nykytila-analyysillä, jossa kartoitetaan yrityksen kriittiset HR-tarpeet ja määritellään konkreettiset toimenpiteet. Tämän jälkeen sovitaan yhteistyön laajuus ja muodot sekä luodaan selkeä toimintasuunnitelma. Voimme toimia johdon strategisena kumppanina tarjoten tukea päivittäisistä henkilöstöhallinnon kysymyksistä aina vaativiin muutosneuvotteluihin ja yrityskauppojen HR-prosesseihin.
Oikea-aikainen HR-tuki antaa johdolle mahdollisuuden keskittyä ydintoimintaan ja yrityksen strategiseen kehittämiseen. Henkilöstön tyytyväisyys paranee, ja yritys houkuttelee puoleensa parhaita osaajia. Lisäksi mahdollisilta työsuhderiidoilta ja niihin liittyviltä kustannuksilta vältytään, kun asiat hoidetaan alusta alkaen ammattimaisesti ja lainmukaisesti. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme!.