Yrityksen johtoryhmä tekee strategiset päätökset ja määrittää organisaation suunnan. PK-seudun modernissa liiketoimintaympäristössä henkilöstöhallinto on noussut keskeiseksi strategiseksi toiminnoksi, eikä sitä tulisi jättää johtoryhmätyöskentelyn ulkopuolelle. Kun pääkaupunkiseudun yrityksessä ei ole pysyvää HR-johtajaa, määräaikainen henkilöstöasiantuntija voi tuoda merkittävää lisäarvoa päätöksentekoprosesseihin ja strategiseen suunnitteluun. Tässä artikkelissa käsittelemme, miten väliaikainen HR-ammattilainen kannattaa ottaa mukaan PK-seudulla toimivan yrityksen ylimpään päätöksentekoon, mitä hyötyjä siitä saadaan ja miten prosessi toteutetaan onnistuneesti.
Miksi väliaikainen HR-ammattilainen kannattaa ottaa osaksi johtoryhmää?
Johdon näkökulmasta henkilöstöjohtaminen on paljon muutakin kuin operatiivista toimintaa – se on keskeinen strateginen elementti yrityksen menestykselle. Väliaikaisen HR-ammattilaisen tuominen johtoryhmään vahvistaa strategista päätöksentekoa tuomalla pöytään syvällistä henkilöstöosaamista ja objektiivisen näkökulman.
Erityisesti muutostilanteissa, kuten yritysfuusioiden, rakennemuutosten tai kasvun aikana, HR-asiantuntijan läsnäolo johtoryhmässä on korvaamaton. Hän pystyy tuomaan johdon tietoon henkilöstövaikutukset ja varmistamaan, että muutoksen ihmispuoli hallitaan ammattimaisesti. Tämä pienentää muutosvastarintaa ja parantaa onnistumismahdollisuuksia merkittävästi.
Jane HR -palvelumme kautta monet asiakkaamme ovat huomanneet, kuinka väliaikaisen HR-johtajan ottaminen johtoryhmään on vauhdittanut organisaatiokulttuurin kehittämistä. Ulkopuolinen asiantuntija näkee yrityskulttuurin vahvuudet ja kehityskohteet selkeämmin ja pystyy tuomaan uusia näkökulmia kulttuurin vahvistamiseen.
Lisäksi määräaikainen henkilöstöammattilainen tuo mukanaan laajan kokemuspohjansa erilaisista organisaatioista. Tämä erityisosaaminen tukee liiketoimintapäätöksiä ja auttaa välttämään sudenkuoppia, joihin muut yritykset ovat mahdollisesti kompastuneet.
Milloin on oikea aika palkata väliaikainen HR-ammattilainen johtoryhmään?
Tietyt liiketoiminnan tilanteet indikoivat selkeästi väliaikaisen HR-johtajan tarvetta. Merkittävät organisaatiomuutokset ovat yksi ilmeisimmistä hetkistä ottaa henkilöstöasiantuntija mukaan johtoryhmään. Kun rakenteet muuttuvat, tarvitaan ammattilainen varmistamaan, että henkilöstönäkökulma huomioidaan ja muutosprosessi toteutetaan hallitusti.
Myös voimakas kasvuvaihe on otollinen hetki. Kun yritys laajenee nopeasti, syntyy tarve systemaattiselle rekrytoinnille, perehdyttämiselle ja organisaatiorakenteen kehittämiselle. Ilman HR-näkökulmaa kasvu voi johtaa hajanaisiin toimintatapoihin ja organisaatiokulttuurin rapautumiseen.
Kriisitilanteet, kuten taloudelliset haasteet tai laajat YT-neuvottelut, vaativat vahvaa henkilöstöjohtamisen osaamista. Väliaikainen HR-johtaja voi tuoda objektiivisen näkökulman vaikeisiin päätöksiin ja varmistaa, että prosessit hoidetaan juridisesti oikein ja eettisesti kestävällä tavalla.
Strategian uudistaminen on neljäs keskeinen hetki. Kun liiketoimintastrategiaa päivitetään, on olennaista huomioida, mitä se tarkoittaa henkilöstön osaamisen, määrän ja rakenteen kannalta. Tähän tarvitaan HR-asiantuntijan näkemystä.
Viidentenä tilanteena on henkilöstöhallinnon kehittämisprojektit. Jos yrityksessä käynnistetään esimerkiksi uuden HR-järjestelmän implementointi tai suorituksen johtamisen mallin uudistus, on kriittistä saada näille hankkeille johdon tuki. Tämä onnistuu parhaiten, kun HR-ammattilainen istuu johtoryhmässä.
Mitä vastuualueita väliaikaiselle HR-ammattilaiselle tulisi antaa johtoryhmässä?
Väliaikaiselle HR-ammattilaiselle kannattaa antaa johtoryhmässä selkeitä vastuualueita, jotka mahdollistavat todellisen vaikuttamisen. Strateginen henkilöstösuunnittelu on keskeinen tehtävä, jossa HR-ammattilainen auttaa ennakoimaan tulevaisuuden osaamistarpeita ja varmistamaan, että organisaatiolla on oikeat resurssit saavuttaa liiketoimintatavoitteensa.
Organisaatiokulttuurin kehittäminen on toinen luonteva vastuualue. Väliaikainen HR-johtaja voi tuoda objektiivisen näkemyksen yrityksen kulttuurin nykytilasta ja auttaa rakentamaan kulttuuria, joka tukee strategisia tavoitteita. Tähän liittyy arvojen kirkastaminen, johtamiskäytäntöjen kehittäminen ja yrityksen työnantajamielikuvan vahvistaminen.
Muutosjohtaminen on kolmas keskeinen vastuualue. Kun Jane HR -asiantuntija tulee yritykseen, hän voi ottaa vastuulleen muutosprojektien suunnittelun ja toteutuksen. Tämä sisältää muutosviestinnän, henkilöstön osallistamisen ja muutoksen läpiviennin seurannan.
Osaamisen kehittämisen strategiat ovat kriittisiä kilpailukyvyn kannalta, ja tämä on neljäs luonteva vastuualue. Väliaikainen HR-johtaja voi kartoittaa nykyisen osaamisen, tunnistaa tulevaisuuden tarpeet ja rakentaa systemaattisen kehittämisohjelman, joka palvelee liiketoimintastrategiaa.
Viidentenä tulee HR-prosessien uudistaminen. Kokenut henkilöstöammattilainen pystyy nopeasti arvioimaan nykyiset HR-toimintamallit ja tekemään konkreettisia kehitysehdotuksia niiden tehostamiseksi. Tämä voi koskea kaikkea rekrytoinnista suorituksen johtamiseen ja palkitsemiseen.
Miten valmistaa muuta johtoryhmää väliaikaisen HR-ammattilaisen tuloon?
Onnistunut integraatio johtoryhmään edellyttää huolellista valmistelua. Roolien ja odotusten selkeyttäminen on ensimmäinen askel. Johtoryhmän jäsenille tulee viestiä selkeästi, miksi väliaikainen HR-ammattilainen liittyy joukkoon, mitkä ovat hänen vastuualueensa ja mitä lisäarvoa hän tuo. Konkreettinen vastuumatriisi auttaa välttämään päällekkäisyyksiä ja epäselvyyksiä.
Tiedonkulun suunnittelu on toinen kriittinen elementti. Väliaikaisen HR-johtajan tulee saada kaikki oleellinen informaatio heti alusta lähtien. Käytännössä tämä tarkoittaa pääsyä relevantteihin tietojärjestelmiin, dokumentteihin ja tietokantoihin. Lisäksi kannattaa sopia, miten ja millä foorumeilla henkilöstöasioista raportoidaan johtoryhmälle.
Yhteistyömallien rakentaminen on kolmas keskeinen tehtävä. Johtoryhmän toimintatapoja voi olla tarpeen muokata, jotta HR-näkökulma tulee säännönmukaisesti huomioiduksi. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että henkilöstövaikutusten arviointi otetaan systemaattiseksi osaksi päätöksentekoprosessia.
Mahdollisten ennakkoluulojen käsittely on neljäs elementti. Joillain johtoryhmän jäsenillä saattaa olla ennakkokäsityksiä HR:n roolista vain hallinnollisena toimintona. Näitä käsityksiä voi muuttaa esimerkiksi jakamalla konkreettisia esimerkkejä siitä, miten strateginen henkilöstöjohtaminen on tuonut liiketoimintahyötyjä muissa organisaatioissa.
Kuinka mitata väliaikaisen HR-ammattilaisen vaikuttavuutta johtoryhmässä?
Mittariston luominen on olennaista, jotta väliaikaisen HR-johtajan työn tuloksia voidaan arvioida objektiivisesti. Konkreettiset tavoitteet tulisi asettaa heti yhteistyön alussa. Näitä voivat olla esimerkiksi vaihtuvuuden vähentäminen tietyllä prosentilla, rekrytointiprosessin nopeuttaminen tai henkilöstön työtyytyväisyyden parantaminen.
HR-projektien onnistumisen arviointi on toinen keskeinen mittaamisen alue. Jos väliaikainen henkilöstöjohtaja on vastuussa esimerkiksi uuden suorituksen johtamisen mallin käyttöönotosta, voidaan mitata implementoinnin aikataulussa ja budjetissa pysymistä sekä käyttöönoton laajuutta ja laatua.
Organisaatiokulttuurin kehittymistä voidaan mitata säännöllisillä ilmapiirikyselyillä ja seuraamalla kulttuurin avainmittareita, kuten sairauspoissaoloja, henkilöstön sitoutumista ja sisäisten hakijoiden määrää avoimiin tehtäviin. Jane HR -asiantuntijamme ovat kehittäneet myös kulttuurin kypsyysarviointeja, joilla voidaan mitata kulttuurin kehitystä systemaattisesti.
Henkilöstön tyytyväisyyttä tulee seurata pulssikyselyillä väliaikaisen HR-johtajan toimikauden aikana. Tyytyväisyyden kehitys kertoo osaltaan HR-toimenpiteiden vaikuttavuudesta.
Liiketoiminnalliset vaikutukset ovat lopulta tärkein mittari. Näitä voivat olla esimerkiksi parantunut tuottavuus, pienentyneet rekrytointikustannukset tai nopeampi uusien liiketoimintojen käynnistäminen, kun osaajat saadaan nopeammin mukaan.
Kuinka varmistaa tiedon ja osaamisen siirtyminen organisaatioon väliaikaisen HR-roolin päättyessä?
Kun väliaikainen HR-ammattilainen siirtyy pois organisaatiosta, on kriittistä varmistaa, että hänen työnsä tulokset ja osaaminen jäävät elämään. Kattava dokumentointi on tässä avainasemassa. Kaikki kehitetyt prosessit, politiikat, toimintamallit ja työkalut tulee dokumentoida selkeästi, jotta niitä voidaan hyödyntää myös jatkossa.
Mentorointi on tehokas tapa siirtää hiljaista tietoa. Väliaikaisen HR-johtajan kannattaa työskennellä tiiviisti esimerkiksi HR-koordinaattorin tai muun henkilöstötyötä jatkavan avainhenkilön kanssa. Näin osaaminen siirtyy käytännön työn kautta ja jää elämään organisaatiossa.
Sisäisen osaamisen kehittäminen on kolmas keskeinen elementti. Väliaikaisen HR-ammattilaisen tehtävänä tulisi olla myös organisaation henkilöstöosaamisen kasvattaminen esimerkiksi koulutusten, työpajojen ja sparrauksen avulla. Erityisesti esihenkilöiden HR-osaamisen kehittäminen on tärkeää.
Jatkuvuussuunnitelmat tulee laatia hyvissä ajoin ennen väliaikaisen roolin päättymistä. Suunnitelmassa määritellään selkeästi, kuka vastaa mistäkin HR-toiminnosta jatkossa ja mitä resursseja tähän tarvitaan.
Seurantajärjestelmät auttavat varmistamaan oppien juurtumisen. Töölön Vire voi tarjota tukea myös väliaikaisen HR-johtajan toimikauden jälkeen esimerkiksi säännöllisten sparraus-sessioiden muodossa, jolloin voidaan varmistaa hyvien käytäntöjen jatkuvuus.
Väliaikaisen HR-ammattilaisen integroinnin parhaat käytännöt ja toimintamalli
Kokemuksemme perusteella väliaikaisen HR-ammattilaisen onnistunut integrointi johtoryhmään perustuu muutamiin keskeisiin periaatteisiin. Selkeä rooli ja tavoitteet ovat kaiken perusta. Määrittäkää heti alusta, mihin konkreettisiin haasteisiin HR-ammattilaisen odotetaan tuovan ratkaisuja ja mitä mitattavia tuloksia tavoitellaan.
Riittävät valtuudet ovat toinen kriittinen tekijä. Väliaikaiselle HR-johtajalle tulee antaa aito mandaatti tehdä muutoksia ja johtaa henkilöstöasioita. Ilman todellista päätösvaltaa ja toimitusjohtajan tukea on vaikeaa saada aikaan merkittäviä parannuksia.
Avoin viestintä koko organisaatioon on onnistumisen edellytys. Henkilöstölle tulee kertoa selkeästi, miksi väliaikainen HR-ammattilainen on palkattu, mikä on hänen roolinsa ja miten hänen työnsä hyödyttää koko organisaatiota.
Johdon tuki on neljäs ratkaiseva tekijä. Kun johtoryhmä seisoo yhtenäisesti HR-aloitteiden takana, niiden läpivienti on huomattavasti tehokkaampaa. Erityisesti toimitusjohtajan näkyvä tuki on keskeistä.
Osallistava työskentely sitouttaa henkilöstöä. Väliaikaisen HR-johtajan kannattaa osallistaa henkilöstöä laajasti kehittämiseen sen sijaan, että toisi valmiita malleja ulkopuolelta. Näin varmistetaan, että ratkaisut sopivat juuri kyseisen organisaation kulttuuriin ja tarpeisiin.
Konkreettinen kehittämissuunnitelma jatkoa varten on viimeinen parhaan toimintamallin elementti. Jane HR -asiantuntijamme laatii aina toimikautensa lopuksi suositukset siitä, miten henkilöstöjohtamista tulisi kehittää seuraavien 1-3 vuoden aikana. Näin varmistetaan kehitystyön jatkuvuus.
Väliaikaisen HR-ammattilaisen tuominen johtoryhmään on strateginen päätös, joka voi merkittävästi parantaa PK-seudun yrityksen kilpailukykyä. Se tuo henkilöstönäkökulman osaksi ylintä päätöksentekoa juuri silloin, kun sitä eniten tarvitaan. Kun integrointi tehdään oikein, määräaikainen HR-johtaja voi saada aikaan pysyviä parannuksia, jotka kantavat pitkälle tulevaisuuteen. Ota yhteyttä meihin jo tänään ja selvitä, miten väliaikainen HR-ammattilainen voisi tehostaa PK-seudulla toimivan yrityksesi toimintaa!