HR-rutiinien automatisointi: työ ei automatisoitunut, se sai salasanan

Kuusikymmentä vuotta tietokoneet ovat luvanneet hoitaa rutiinityön. Silti HR-ihminen syöttää edelleen lomapyyntöjä, tarkistaa palkkalistoja ja kopioi tietoja järjestelmästä toiseen. Mikä meni vikaan?

Lomakkeista tuli kenttiä. Paperista tuli järjestelmiä. Ja yhä suurempi osa hallinnosta siirtyi hiljaa ihmisille. Me jatkoimme sen työn tekemistä, joka koneiden piti hoitaa. Nyt vain tarvittiin salasana.

Se ei ole automaatiota. Se on vanha työ uusissa vaatteissa.

Miksi HRIS ei ratkaissut tätä

HRIS-järjestelmät (Personio, Sympa, Mepco, Workday ja vastaavat) ovat hyviä siinä, mihin ne on rakennettu: tallentamaan tietoa työsuhteista, palkoista ja poissaoloista ja tuottamaan siitä raportteja. Ne ovat tietokantoja, joilla on käyttöliittymä.

Ne eivät tee työtä. Ne tallentavat työn tuloksen. Joku syöttää lomapyynnön, joku hyväksyy sen, joku tarkistaa että saldo täsmää, joku vie tiedon palkanlaskentaan. Järjestelmä ei vähentänyt vaiheita, se antoi niille paikan. Ja koska jokainen vaihe vaatii ihmisen klikkauksen, HR-ihmisen päivä täyttyy klikkauksista.

HRIS tallentaa työn. Se ei tee sitä.

Mikä on muuttunut

Viimeisen parin vuoden aikana on tullut mahdolliseksi se, mikä aiemmin ei ollut: kone, joka ei vain tallenna vaan tekee. Agentti, joka vastaanottaa lomapyynnön, tarkistaa saldon, vertaa tiimin muihin lomiin, hyväksyy jos säännöt täyttyvät ja nostaa ihmiselle vain poikkeukset. Agentti, joka kokoaa palkkalistan lähdetiedoista, tarkistaa poikkeamat edelliseen kuukauteen ja esittää ihmiselle vain ne rivit, joissa jokin muuttui.

Tämä on se, mitä ”automaatio” olisi pitänyt tarkoittaa alusta asti. Ei tietokanta johon ihminen syöttää, vaan kone joka hoitaa rutiinin ja ihminen joka valvoo.

Mikä on rutiinia ja mikä ei

Tässä kohtaa pitää olla tarkka, koska tämä on kohta jossa automaatiohankkeet menevät pieleen. Rutiinia on työ, jossa syy ja seuraus ovat selviä ja jossa on olemassa paras käytäntö: lomapyynnöt, palkkalistat, arkistointi, muistutukset, perustietojen ylläpito. Sen voi antaa koneelle.

Rutiinia ei ole se, mikä vaatii harkintaa. Rekrytointipäätös. Palkkakeskustelu. Muutosneuvottelu. Kulttuurin kehittäminen. Jos ne automatisoi, lopputulos on nopea ja väärä. Useimmat HR-automaatiohankkeet epäonnistuvat juuri tässä: ne yrittävät automatisoida kaiken, eivätkä erota rutiinia siitä työstä, jonka vain ihminen voi tehdä.

Mitä pk-yritys voi tehdä nyt

Listaa HR-tehtävät, joihin kuluu eniten aikaa. Merkitse jokaisen kohdalle: onko tämä rutiinia (sama sääntö joka kerta) vai vaatiiko se harkintaa? Yllätyt todennäköisesti siitä, kuinka suuri osa on rutiinia. Se on se osa, joka kannattaa antaa koneelle ensin. Ja se on se osa, jonka vapautuminen antaa HR-ihmiselle aikaa siihen, mihin häntä oikeasti tarvitaan.

Töölön Vireessä meidän HR-koordinaattorit tekevät juuri tätä: antavat rutiinin koneelle ja vahtivat poikkeukset. Se on ainoa ero tavalliseen HR-ihmiseen. Ja se on koko ero.

Lue lisää siitä, miten rakennamme HR:n uusiksi: uusihr.fi. Lue myös: Tekoäly HR:ssä: mihin se sopii ja mihin ei ja Muutosneuvottelut ja tekoäly. Tutustu Ulkoistettu HR -palveluumme.

Haluatko kuulla, miten tämä toimii teidän tilanteessanne? Helpoin tapa selvittää, sopiiko Töölön Vire teille, on jutella. 45 minuuttia riittää. Lupaamme olla myymättä mitään, mitä ette tarvitse.

→ Varaa keskustelu: toolonvire.fi/yhteys