EU:n tekoälyasetus ja HR: mitä pk-yrityksen pitää tietää

EU:n tekoälyasetus luokittelee HR:n tekoälykäytön korkean riskin luokkaan. Se ei kiellä tekoälyä HR:ssä, mutta se asettaa velvoitteita, jotka pk-yrityksen on hyvä tuntea ennen kuin ottaa yhtäkään työkalua käyttöön.

EU:n tekoälyasetus (AI Act) on voimassa, ja sen velvoitteet tulevat sovellettaviksi vaiheittain. Siirtymäaikoja on tarkennettu matkan varrella, joten tarkka aikataulu kannattaa tarkistaa viranomaislähteestä sillä hetkellä, kun se on omalle yritykselle ajankohtainen. Sisältö sen sijaan on selvä: asetus luokittelee tekoälyjärjestelmät riskin mukaan, ja työelämää koskevat käyttötapaukset ovat korkean riskin luokassa. Tarkemmin sanottuna: rekrytointi ja hakijoiden seulonta, työsuhteeseen liittyvät päätökset (ylennykset, irtisanomiset, tehtävien jako), suorituksen ja käyttäytymisen arviointi.

Tämä ei tarkoita, että tekoälyä ei saa käyttää. Se tarkoittaa, että sitä pitää käyttää tietyllä tavalla. Ja koska velvoitteet koskevat tapaa tehdä työtä, ei yksittäistä päivämäärää, niihin kannattaa valmistautua nyt eikä määräpäivän edellä.

Mitä korkean riskin luokka tarkoittaa käytännössä

Asetus asettaa velvoitteita sekä tekoälyjärjestelmän toimittajalle että sen käyttäjälle. Työnantajana olet käyttäjä. Käyttäjän keskeiset velvoitteet ovat seuraavat.

1.  Ihmisen valvonta. Tekoälyn tuottama tulos ei saa olla lopullinen päätös työsuhdeasiassa. Ihmisen on voitava ymmärtää, tarkistaa ja ohittaa se.

2.  Tiedottaminen. Työntekijöille ja heidän edustajilleen on kerrottava, että tekoälyjärjestelmää käytetään, ja mihin.

3.  Käyttö ohjeiden mukaan. Järjestelmää saa käyttää vain siihen, mihin toimittaja on sen tarkoittanut ja dokumentoinut.

4.  Lokitus ja seuranta. Järjestelmän toiminnasta pitää olla jäljitettävä loki, ja poikkeamat pitää raportoida.

5.  Vaikutustenarviointi. Tietyissä tapauksissa on tehtävä perusoikeuksiin kohdistuva vaikutustenarviointi ennen käyttöönottoa.

Lisäksi tietosuoja-asetus (GDPR) soveltuu edelleen täysimääräisesti. Tekoälyasetus ei korvaa sitä, vaan tulee sen päälle.

Mikä on pk-yrityksen todellinen riski

Riski ei ole se, että käytät tekoälyä. Riski on se, että et tiedä, missä sitä käytetään.

Käytännössä pk-yrityksen suurin riski ei ole tietoinen tekoälyn väärinkäyttö, vaan se, että tekoälyä on jo käytössä ilman että kukaan on päättänyt siitä. Rekrytointijärjestelmän ”älykäs seula”. HRIS-ohjelmiston uusi ”suositus”-toiminto. Esihenkilö, joka syöttää hakijoiden tiedot ChatGPT:hen ja pyytää ranking-listaa. Jokainen näistä on korkean riskin käyttötapaus, ja jokaisessa yritys on käyttäjä, jolla on velvoitteita.

Ensimmäinen askel on inventaario: missä HR-prosesseissa tekoälyä jo käytetään, tietoisesti tai ei. Toinen on luokittelu: mitkä niistä ovat korkean riskin luokassa. Kolmas on valvontamalli: kuka tarkistaa koneen tulokset, miten se dokumentoidaan ja mistä työntekijät tietävät.

Miten rakennamme valvonnan sisään

Töölön Vireessä emme käsittele asetuksen vaatimuksia lisätyönä, joka tehdään tekoälyn päälle. Rakennamme ne sisään tapaan, jolla työ tehdään. Jokainen HR-tehtävä luokitellaan ensin: onko se rutiinia, asiantuntijan analyysiä, muotoiltavaa käytäntöä vai kriisi. Luokitus määrää, kuinka itsenäisesti kone saa toimia ja missä ihmisen valvonta on pakollinen. Rutiinissa kone toimii ja ihminen tarkistaa poikkeukset. Asiantuntijan työssä kone valmistelee ja ihminen päättää, aina. Muotoiltavassa käytännössä ja kriisissä ihminen johtaa alusta asti.

Tämä ei ole vain asetuksen noudattamista. Se on tapa varmistaa, että tekoäly on oikeassa paikassa. Asetus ja hyvä HR-työ vaativat samaa asiaa.

Lue myös: Tekoäly rekrytoinnissa: kone seuloo, ihminen valitsee ja Tekoäly HR:ssä: mihin se sopii ja mihin ei. Tutustu Outsourced HR -palveluumme.

Huomio: tämä kirjoitus on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Asetuksen soveltamisaikataulut ja ohjeistukset täsmentyvät; tarkista ajantasainen tilanne ja oman tilanteesi vaatimukset asiantuntijan kanssa.

Haluatko kuulla, miten tämä toimii teidän tilanteessanne? Helpoin tapa selvittää, sopiiko Töölön Vire teille, on jutella. 45 minuuttia riittää. Lupaamme olla myymättä mitään, mitä ette tarvitse.

→ Varaa keskustelu: toolonvire.fi/yhteys