Töölön Vireen tietosuoja-käytäntö

Töölön Vire & Voima Oy kunnioittaa jokaisen sen palveluja käyttävän henkilön yksityisyyttä. Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen informointiasiakirja Töölön Vire & Voima Oy:n asiakkaille sekä potentiaalisille asiakkaille. Tietosuojakäytäntö kuvaa käytäntöämme koskien tietojen keräämistä, käyttöä, julkaisua ja siirtämistä, joiden toimintaan sovelletaan tietosuojakäytäntöä. Tietosuojakäytännössä on huomioitu EU:n yleinen tietosuoja-asetus, Suomessa voimassa oleva lainsäädäntö ja Tietosuojavaltuutetun antamat ohjeet ja suositukset.

Keitä olemme

Verkkosivustomme osoite on https://toolonvire.fi. Palvelua edustaa Töölön Vire & Voima Oy, jonka Y-tunnus on 3017163-6. Tähän selosteeseen liittyvät kysymykset, kommentit ja pyynnöt ovat tervetulleita ja osoitetaan sähköpostiosoitteseen [email protected].

Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi. Merkitystä ei ole sillä, millä keinoin tai mille alustalle tieto on tallennettu.

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään asiakassuhteiden ja muiden asiallisten yhteyksien hoitamiseen, kehittämiseen ja hallintaan. Lisäksi tietojen käsittelyn tarkoitus on asiakasviestintä ja markkinointi, sähköisen uutiskirjeen toimittaminen, mukaan lukien suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset. Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profiloimiseen.

Asiakaspalvelu

Asiakaspalautetta tai kysymyksiä voi välittää Töölön Vire Oy:lle puhelimitse tai sähköpostitse. Sähköpostiviestien käsittely tapahtuu sen henkilön toimesta, kenelle olet viestisi osoittanut.

Yhteydenottolomakkeet

Töölön Vire Oy:n sivustolta löytyy yhteydenottolomakkeita asiakaskokemuksen parantamiseksi ja yhteydenoton nopeuttamiseksi. Kaikissa yhteydenottolomakkeissa keräämme asiakkailta henkilötietoja, jotta pystyisimme yksilöimään asiakkaiden yhteydenottoja ja vastamaan niihin. Henkilötietoihin kuuluvat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä muut asiakkaan kirjoittamat lisätiedot. Keräämme myös käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi. Näitä henkilötietoja säilytämme kaksi vuotta, ellei lainsäädäntö muuta edellytä.

Evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa muun muassa sivuston perustoiminnot ja auttaa tunnistamaan sivuilla vierailevat kävijät.

Evästeiden käytön estäminen

Käyttäjä voi selainasetuksissaan määritellä, haluaako hyväksyä tai kieltää evästeiden käytön. Käyttäjä voi myös määritellä selainasetuksen ilmoittamaan verkkosivujen evästeiden käytöstä, jolloin käyttäjä voi hyväksyä evästeiden käytön tapauskohtaisesti.

Analytiikka

Verkkopalveluista kerätään tilastollisia kävijätietoja, johon käytetään Googlen (Google Inc.) toimittamaa Google Analytics -ohjelmaa, joka helpottaa sivuston käytön seurantaa. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jotka ovat käyttäjän tietokoneelle siirrettäviä tekstitiedostoja. Tämän verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googleen. Käyttäjän IP-osoite anonymisoidaan ennen kuin se lähetetään Googleen. Privacy Shield -varmennuksensa mukaisesti Google ilmoittaa, että se noudattaa EU:n ja Yhdysvaltain Privacy Shield -järjestelyä. Google voi toimittaa Google Analyticsin keräämiä tietoja kolmansille osapuolille lain sitä edellyttäessä tai kolmansien osapuolten käsitellessä tietoja Googlen puolesta. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon.

Google Analytics -palveluun liittyvistä tietosuojakäytännöistä löydät lisätietoja osoitteesta https://policies.google.com/privacy.

Tietolähteet

Tiedot saadaan Töölön Vire Oy:n oman toiminnan tuloksena sekä asiakkaan itse syöttäminä hänen täyttäessä yhteydenottolomaketta. Pääasiallinen tietolähde on asiakas itse. Tietoja voidaan hankkia myös viranomais- ja yritystietorekistereistä sekä yhteisiltä yhteistyökumppaneilta.

Tietojen siirtäminen

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Töölön Vire Oy:n käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntuottajaa lisäarvonpalvelun tuottamiseen. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta ulkopuolisille tai yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, paitsi perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole asiakuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän palvelun toteuttamisen vuoksi välttämätöntä.

Kuinka kauan säilytämme tietosi

Töölön Vire Oy:n noudattamat henkilötietojen tallennusajat perustuvat rekisterinpitäjää koskeviin lakisääteisiin velvoitteisiin, rekisterinpitäjän ja asiakkaan väliseen sopimukseen sekä siitä asiakkaalle ja rekisterinpitäjälle johtuviin oikeuksiin ja velvoitteisiin. Kaikkia henkilötietoja säilytetään Töölön Vire Oy:lla 3 vuotta, ellei lainsäädäntö muuta edellytä.

Kaikilla henkilöillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain ottamalla yhteyttä sähköpostitse [email protected].

Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Mikäli olet ollut yhteydessä meihin sähköpostitse tai yhteydenottolomakkeen kautta, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Kuinka suojelemme henkilötietojasi

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin ja sähköposteihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt henkilöt.

Miten toimimme tietomurron tapahtuessa

Mikäli Töölö Vire Oy:n tietoon tulee järjestelmiin kohdistunut tietoturvaloukkaus, joka todennäköisesti vakavasti vaarantaa käyttäjien yksityisyyden, Töölön Vire Oy ilmoittaa tietoturvaloukkauksesta käyttäjille ilman aiheetonta viivytystä. Ilmoituksessa kerrotaan mitä tietoja tietoturvaloukkaus koskee, mitkä ovat loukkauksen todennäköiset seuraukset ja mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tietoturvaloukkauksen johdosta.