Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä henkilöstöhallinnon kysymykset vaativat erityisosaamista, jota harvoin löytyy talon sisältä. Työlainsäädännön monimutkaisuus, jatkuvat muutokset säädöksissä ja työsuhteisiin liittyvät haasteet asettavat pk-yrittäjät vaikean tehtävän eteen. HR-toimintojen ulkoistaminen tarjoaa tähän ratkaisun, jossa asiantuntijuus on käytettävissä juuri silloin kun sitä tarvitaan. Asiantuntevan työsuhdeneuvonnan avulla yritys voi keskittyä ydinliiketoimintaansa ja jättää henkilöstöhallinnon erityiskysymykset ammattilaisten hoidettavaksi. Tässä artikkelissa käsittelemme, milloin ja miten pk-yrityksen kannattaa hakea ulkopuolista apua työsuhdeasioiden hoitamiseen.
Miksi ulkoistaa työsuhdeneuvonta pk-yrityksessä?
Pk-yritysten arjessa henkilöstöhallintoon liittyvät kysymykset nousevat usein esiin tilanteissa, joissa omaa HR-osaamista ei ole riittävästi. Ulkoistetulla asiantuntijapalvelulla saavutetaan merkittäviä etuja, jotka tukevat liiketoiminnan kasvua ja vakautta pitkällä aikavälillä.
Kustannustehokkuus on yksi tärkeimmistä syistä ulkoistamiselle. Kokoaikaisen HR-ammattilaisen palkkaaminen on monelle pk-yritykselle taloudellisesti mahdotonta, mutta ulkoistettuna palveluna henkilöstöhallinnon asiantuntijuus on saatavilla juuri tarpeen mukaan. Maksat vain käyttämästäsi ajasta, eikä ylimääräisiä kuluja synny.
Työsuhdeneuvonnan ulkoistaminen tuo käyttöösi vankan asiantuntijuuden, jota ylläpidetään jatkuvalla kouluttautumisella. Meillä Töölön Vireessä seuraamme työlainsäädännön muutoksia aktiivisesti ja varmistamme, että asiakkaamme saavat aina ajantasaisen tiedon käyttöönsä.
Juridisten riskien minimointi on oleellinen osa työsuhdepalveluitamme. Työlainsäädännön tulkintavirheet voivat johtaa kalliisiin oikeusprosesseihin ja mainehaittaan. Asiantuntevalla neuvonnalla virheiltä vältytään jo ennalta.
Merkittävä hyöty on myös ajansäästö, kun yrittäjän tai johdon ei tarvitse käyttää arvokasta aikaansa työsuhdekysymysten selvittelyyn. Näin resurssit voidaan keskittää tulokselliseen liiketoimintaan.
Mitä työsuhdeneuvonnan ulkoistaminen maksaa pk-yritykselle?
Työsuhdeneuvonnan kustannukset vaihtelevat yrityksen tarpeiden mukaan, mutta perusperiaate on yksinkertainen: maksat vain siitä, mitä todella tarvitset. Tämä tekee palvelusta huomattavasti kokoaikaisen työntekijän palkkaamista edullisemman vaihtoehdon.
Ulkoistettujen HR-palveluiden hinnoittelumallit ovat tyypillisesti joko tuntiperusteisia tai kuukausimaksullisia palvelupaketteja. Töölön Vireessä suosimme joustavaa tuntilaskutusmallia, jossa asiakas maksaa vain tarvitsemastaan avusta ilman kiinteitä kuukausimaksuja.
Vertailu oman HR-asiantuntijan palkkaamiseen osoittaa selkeän taloudellisen edun. Kokoaikaisen HR-henkilön työllistämiskustannukset sivukuluineen ovat helposti 5000-7000€ kuukaudessa, kun taas ulkoistettu palvelu tyypillisesti maksaa pk-yritykselle 200-1500€ kuukaudessa tarpeen mukaan.
Pitkällä aikavälillä kustannushyödyt kertautuvat, sillä ulkoistetussa mallissa ei tule maksettavaksi:
- Lomakustannuksia ja sijaisten palkkoja
- Työterveyshuollon kuluja
- Työväline- ja tilakustannuksia
- Koulutusinvestointeja
Tyypillisiä palvelutasoja ovat perustason reaktiivinen työsuhdeneuvonta, säännöllinen konsultointi sekä kokonaisvaltainen HR-kumppanuus. Palvelujen laajuus skaalautuu yrityksen henkilöstömäärän ja tarpeiden mukaan.
Mitä palveluita työsuhdeneuvonnan ulkoistamiseen kuuluu?
Työsuhdeneuvonnan ulkoistaminen kattaa koko työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyvät asiantuntijapalvelut. Näiden palveluiden tarkoituksena on varmistaa, että yrityksessä noudatetaan työlainsäädäntöä ja ajantasaisia työehtosopimuksia kaikissa tilanteissa.
Työsopimusten laatiminen ja tarkistaminen on yksi keskeisimmistä palveluistamme. Varmistamme, että sopimukset ovat juridisesti päteviä ja ne sisältävät kaikki oleelliset kohdat työsuhteen laadusta riippuen.
Tarjoamme asiantuntevaa neuvontaa työsuhteen ehtoihin liittyvissä kysymyksissä, kuten:
- Koeajan käyttö ja sen rajoitukset
- Kilpailukieltosopimukset ja salassapitovelvoitteet
- Työsuhde-etujen käsittely
- Palkkaukseen liittyvät kysymykset
Työaikaan liittyvät säännöt aiheuttavat usein kysymyksiä. Autamme työaikalain tulkinnassa, liukuvan työajan järjestelmissä ja työaikapankin käyttöönotossa.
Haastavissa tilanteissa, kuten lomautuksissa ja irtisanomisissa, tarjoamme selkeän prosessin ja varmuuden lainmukaisesta toiminnasta. Näin vältetään mahdolliset riitatilanteet ja minimoidaan riskit.
Varmistamme myös, että yritys täyttää kaikki lakisääteiset velvoitteensa työantajana, kuten:
- Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnittelun
- Työterveyshuollon järjestämisen
- Työsuojelun toimintaohjelman laatimisen
- Työehtosopimusten noudattamisen
Miten työsuhdeneuvonnan ulkoistaminen vaikuttaa yrityksen toimintaan?
Työsuhdeneuvonnan ulkoistaminen tuo pk-yritykselle merkittäviä toiminnallisia etuja, jotka näkyvät päivittäisessä työssä ja johtamisen selkeydessä. Kokemustemme mukaan ulkoistaminen tehostaa yrityksen toimintaa monella tasolla.
Ensimmäinen näkyvä hyöty on selkeämmät prosessit. Kun henkilöstöhallinnon käytännöt dokumentoidaan ja systematisoidaan, kaikki tietävät miten toimia erilaisissa tilanteissa. Tämä näkyy erityisesti rekrytoinneissa, perehdytyksessä ja työsuhteen päättämistilanteissa.
Toiminnan tehostuminen on toinen merkittävä vaikutus. Kun työsuhdeasiat hoitaa alan ammattilainen, johto ja esimiehet voivat keskittyä ydintehtäviinsä. Esimerkiksi eräs asiakkaamme kertoi säästäneensä 10 tuntia viikossa, kun työsuhdeongelmien selvittely siirrettiin meidän vastuullemme.
Juridisten riskien vähentyminen konkretisoituu parhaiten esimerkkien kautta. Eräässä pk-yrityksessä oli toistuvasti haasteita määräaikaisten työsuhteiden perusteiden kanssa, mikä johti epävarmuuteen ja potentiaalisiin riitatilanteisiin. Ulkoistetun työsuhdeneuvonnan avulla yritys sai selkeät ohjeet ja mallit määräaikaisten sopimusten käyttöön, mikä eliminoi riskit ja paransi myös työntekijöiden luottamusta.
Toinen esimerkki koskee työehtosopimuksen tulkintaa. Rakennusalan yritys oli soveltanut työaikajärjestelyjä virheellisesti, mikä olisi voinut johtaa merkittäviin korvauksiin työntekijöille. Asiantuntija-avun myötä tilanne korjattiin ajoissa, ja samalla luotiin kestävät käytännöt työaikojen hallintaan.
Onnistuneissa tapauksissa ulkoistettu työsuhdeneuvonta on tuonut myös työrauhaa ja luottamusta työyhteisöön, kun sekä johto että henkilöstö voivat luottaa asioiden hoituvan lainmukaisesti ja oikeudenmukaisesti.
Milloin pk-yrityksen kannattaa ulkoistaa työsuhdeneuvonta?
Työsuhdeneuvonnan ulkoistamisen tarve tulee tyypillisesti ajankohtaiseksi tietyissä yrityksen kehitysvaiheissa tai erityistilanteissa. Tunnistamalla nämä tilanteet ajoissa vältytään monilta ongelmilta.
Henkilöstömäärän kasvu on usein ensimmäinen merkki tarpeesta ulkoistaa työsuhdeneuvonta. Kokemuksemme mukaan erityisesti 10-20 työntekijän raja on kriittinen, sillä tässä vaiheessa henkilöstöhallinnon kysymykset monimutkaistuvat ja vievät yhä enemmän johdon aikaa.
Työehtosopimusten muutokset aiheuttavat säännöllisesti epävarmuutta pk-yrityksissä. Kun työehtosopimus päivittyy tai yritys siirtyy eri työehtosopimuksen piiriin, ulkopuolinen asiantuntija-apu on korvaamatonta muutoksen sujuvassa läpiviemisessä.
Toistuvat työsuhdekysymykset ovat selkeä indikaattori ulkoistamisen tarpeesta. Jos huomaat käyttäväsi huomattavasti aikaa samojen henkilöstöhallinnon asioiden selvittelyyn, on syytä harkita asiantuntija-avun käyttöä.
Oman HR-osaston resurssien puute on tyypillistä lähes kaikissa pk-yrityksissä. Vaikka yrityksessä olisi oma HR-vastaava, hänellä harvoin on syvällistä osaamista työlainsäädännön erityiskysymyksistä. Ulkoistamalla työsuhdeneuvonnan voidaan täydentää sisäistä osaamista kriittisillä alueilla.
Lakimuutokset, kuten uusi työaikalaki tai yhteistoimintalain uudistus, ovat tilanteita, joissa ulkopuolinen apu on erityisen arvokasta. Esimerkiksi vuoden 2020 työaikalain muutos aiheutti monissa pk-yrityksissä epätietoisuutta, johon tarjosimme selkeät toimintaohjeet ja järjestelmäratkaisut.
Miten valita oikea kumppani työsuhdeneuvonnan ulkoistamiseen?
Oikean kumppanin valinta työsuhdeneuvonnan ulkoistamisessa on kriittinen päätös, joka vaikuttaa pitkäaikaisesti yrityksenne toimintaan. Kumppanin valinnan tulee perustua huolelliseen arviointiin useista eri tekijöistä.
Asiantuntemus on ehdottomasti tärkein valintakriteeri. Työsuhdeneuvonnassa ei ole varaa virheisiin, joten palveluntarjoajan tulee osoittaa vankkaa osaamista työlainsäädännöstä ja relevanteista työehtosopimuksista. Varmista, että palveluntarjoajalla on juridista osaamista nimenomaan työoikeuden alueella.
Kokemus erilaisista yrityksistä ja toimialoista tuo arvokasta näkemystä työsuhdekysymyksiin. Töölön Vireessä meillä on laaja kokemus eri toimialojen erityiskysymyksistä, mikä auttaa meitä tarjoamaan räätälöityjä ratkaisuja juuri teidän yrityksenne tarpeisiin.
Palvelun laajuus on myös tärkeä huomioida. Onko tarjoaja erikoistunut vain työsuhdeneuvontaan vai tarjoaako se laajempia HR-palveluita? Meillä on mahdollisuus tarjota kokonaisvaltainen tuki kaikissa henkilöstöhallinnon kysymyksissä, mikä mahdollistaa saumattoman yhteistyön eri osa-alueiden välillä.
Tavoitettavuus on usein aliarvioitu mutta käytännössä erittäin tärkeä kriteeri. Työsuhdeasioissa vastauksia tarvitaan usein nopeasti. Töölön Vireessä vastaamme asiakkaidemme kysymyksiin vuorokauden sisällä, ja kiireellisissä tapauksissa olemme tavoitettavissa jopa saman päivän aikana.
Hinta-laatusuhde on luonnollisesti huomioitava. Edullinen palvelu voi tulla kalliiksi, jos osaaminen ei ole riittävällä tasolla. Toisaalta kallis palvelu ei automaattisesti takaa parempaa laatua. Toimintamallimme perustuu avoimeen hinnoitteluun, jossa veloitamme vain tehdystä työstä ilman yllättäviä lisäkuluja.
Asiakasreferenssit ja -kokemukset kertovat paljon palvelun todellisesta laadusta. Pyydä potentiaalisilta kumppaneilta referenssejä samankokoisten tai samalla toimialalla toimivien yritysten kanssa toteutetuista projekteista.
Työsuhdeneuvonnan tulevaisuus pk-sektorilla – mitä yrittäjän tulee tietää
Työelämä muuttuu nopeammin kuin koskaan, ja muutosten vaikutukset työsuhdeneuvontaan ja henkilöstöhallintoon ovat merkittäviä. Pk-yritysten on tärkeää tiedostaa, mihin suuntaan työsuhdeneuvonta on kehittymässä tulevina vuosina.
Etätyön pysyvät vaikutukset työlainsäädäntöön ja -käytäntöihin muokkaavat merkittävästi työympäristöä. Etätyön ja hybridimallien yleistyminen vaatii uudenlaista lähestymistapaa työaikaseurantaan, työturvallisuuteen ja johtamiseen. Töölön Vire auttaa asiakkaitaan navigoimaan näissä muutoksissa tarjoamalla ajantasaiset toimintamallit etätyön organisointiin.
Tulevat trendit työlainsäädännössä kohdistuvat erityisesti työn joustavuuteen ja työntekijöiden hyvinvointiin. Ennakoimme mm. paikallisen sopimisen lisääntyvän ja työaikojen säätelyn muuttuvan joustavammaksi. Näihin muutoksiin varautuminen vaatii proaktiivista otetta työsuhdeasioiden hoitamiseen.
HR-palveluiden digitalisaatio etenee vauhdilla, ja yhä useammat pk-yritykset ottavat käyttöön digitaalisia työkaluja henkilöstöhallinnon tueksi. Tarjoamme asiakkaillemme pääsyn moderneihin HR-järjestelmiin, jotka tehostavat työsuhdeasioiden hallinnointia merkittävästi.
Jos harkitset työsuhdeneuvonnan ulkoistamista, ensimmäinen askel on yrityksesi nykytilan arviointi. Mitkä ovat ne työsuhteisiin liittyvät kysymykset, jotka vievät aikaasi tai aiheuttavat epävarmuutta? Töölön Vire tarjoaa maksuttoman alkukartoituksen, jossa käymme läpi yrityksesi tarpeet ja haasteet työsuhdeneuvonnan näkökulmasta.
Konkreettisena askeleena ulkoistetun työsuhdeneuvonnan käyttöönottoon suosittelemme yhteydenottoa: kerromme mielellämme lisää palveluistamme ja räätälöimme juuri teidän yrityksellenne sopivan palvelukokonaisuuden. Yhteydenoton jälkeen pidämme aloituspalaverin, jossa kartoitamme tarkemmat tarpeet ja määrittelemme yhteistyön mallin.
Työsuhdeneuvonnan ulkoistaminen on strateginen päätös, joka vapauttaa yrittäjän ja johdon aikaa ydinliiketoimintaan, varmistaa lakisääteisten velvoitteiden täyttymisen ja tuo asiantuntemusta työsuhdekysymyksiin juuri silloin, kun sitä tarvitaan. Töölön Vireen kumppanina voitte luottaa siihen, että työsuhdeasiat ovat ammattitaitoisissa käsissä, ja saatte tukea kaikissa henkilöstöhallinnon haasteissa. Ota yhteyttä jo tänään ja varmista yrityksellesi paras mahdollinen tuki työsuhdeasioissa!