Miksi ulkoistettu HR-toiminto voi säästää yrityksesi aikaa ja rahaa?
Tampereen dynaamisessa liiketoimintaympäristössä yritykset etsivät jatkuvasti keinoja tehostaa toimintaansa ja optimoida kustannusrakennettaan. Henkilöstöhallinto on alue, jossa ulkoistamisella voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä. Resurssien vapauttaminen ydintoimintoihin, kiinteiden henkilöstökulujen muuttaminen joustaviksi kustannuksiksi ja ammattimaisen HR-osaamisen saaminen tarpeen mukaan tuovat sekä ajallisia että taloudellisia säästöjä tamperelaisille toimijoille. Ulkoistettu HR-palvelu tarjoaa erityisesti Pirkanmaan pk-yrityksille mahdollisuuden saada käyttöönsä kokonaisen HR-osaston osaaminen ilman raskaita palkkakuluja. Tämä malli sopii erinomaisesti yrityksille, joiden henkilöstötarpeet vaihtelevat tai jotka haluavat keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa.
Mitä HR-toimintoja yrityksen kannattaa ulkoistaa kustannussäästöjen maksimoimiseksi?
Kun yrityksissä pohditaan HR-toimintojen ulkoistamista, on järkevää keskittyä niihin osa-alueisiin, jotka tuovat suurimman hyödyn kustannustehokkuuden näkökulmasta. Järkevällä ulkoistamisstrategialla voi merkittävästi tehostaa henkilöstöhallinnon kokonaiskustannuksia.
Rekrytointi on yksi kustannustehokkaimmista ulkoistettavista toiminnoista erityisesti Tampereen kaltaisella kilpaillulla työmarkkina-alueella. Rekrytointiprosessit vaativat aikaa, erikoisosaamista ja usein myös kalliita työkaluja. Ulkoistettu rekrytointi tuo käyttöön alan ammattilaisten verkostot ja osaamisen ilman, että yritykseen tarvitsee palkata täysipäiväistä rekrytointiasiantuntijaa.
Palkanlaskenta on toinen selkeä ulkoistamiskohde tamperelaisille yrityksille. Palkanlaskennan virheet voivat tulla kalliiksi, ja alan jatkuvat lakimuutokset vaativat jatkuvaa osaamisen päivittämistä. Ulkoistamalla palkanlaskennan vältät kalliiden järjestelmien hankinnat ja ylläpidon sekä varmistat lakisääteisten velvoitteiden tarkan noudattamisen.
Myös henkilöstön koulutukset ja kehittäminen kannattaa usein ulkoistaa. Näin alueen yritykset saavat käyttöönsä viimeisimmät menetelmät ja osaamisen ilman sisäisen koulutusosaston ylläpitoa. Ulkoistettu koulutustoiminto voi räätälöidä ohjelmat juuri sinun yrityksesi tarpeisiin.
Lakisääteinen HR-hallinto, kuten työsuhdeasioiden dokumentointi, työehtosopimustulkinnat ja työlainsäädännön noudattaminen, on alue, jossa virheiden kustannukset voivat nousta merkittäviksi. Ulkoistettu HR-toiminto varmistaa, että näissä asioissa toimitaan aina ajantasaisen lainsäädännön mukaisesti.
Työhyvinvoinnin seuranta ja kehittäminen on alue, jossa ulkoistamisella voidaan saavuttaa objektiivinen näkökulma. Säännölliset työhyvinvointikyselyt ja niiden pohjalta tehtävät toimenpiteet parantavat tuottavuutta ja vähentävät sairauspoissaolojen kustannuksia työyhteisöissä.
Kuinka ulkoistettu HR vaikuttaa henkilöstön tuottavuuteen?
Ulkoistettujen HR-palveluiden yksi merkittävimmistä hyödyistä on henkilöstön tuottavuuden paraneminen usealla eri tasolla. Kun rutiininomaiset HR-tehtävät siirretään ulkopuolisen asiantuntijan hoidettavaksi, yrityksen johto ja työntekijät voivat keskittyä täysipainoisesti omaan ydinosaamiseensa ja arvoa tuottavaan työhön.
HR-ammattilaisten erikoisosaaminen tuo merkittävää lisäarvoa verrattuna tilanteeseen, jossa HR-asioita hoidetaan yrityksessä muiden töiden ohella. Esimerkiksi rekrytointiprosessi tehostuu, kun sitä hoitaa työmarkkinat tunteva ammattilainen, joka osaa tunnistaa potentiaaliset kandidaatit tehokkaasti. Tämä lyhentää rekrytointiaikaa ja varmistaa sopivimpien henkilöiden palkkaamisen, mikä puolestaan vähentää vaihtuvuutta ja parantaa tiimien suorituskykyä.
Ulkoistetun HR:n avulla voidaan tuoda yritykseen myös parhaita käytäntöjä ja innovaatioita henkilöstöhallintoon. HR-palveluntarjoajalla on kokemusta eri toimialoilta ja erikokoisista yrityksistä, joten he voivat tunnistaa toimivia malleja ja soveltaa niitä asiakasyrityksen tarpeisiin. Tämä näkyy esimerkiksi tehokkaampina perehdytysohjelmina, parempina suorituksen johtamisen malleina ja toimivampina palkitsemisjärjestelminä.
Jane HR -palvelumme voi toimia määräaikaisena tukena yrityksessäsi juuri sillä osaamistasolla, jota tarvitset. Näin saat käyttöösi täsmälleen sen HR-osaamisen, joka tukee henkilöstösi tuottavuutta ilman tarvetta palkata kokopäiväistä HR-ammattilaista.
Objektiivinen ulkopuolinen näkökulma voi myös auttaa tunnistamaan tehokkuuden esteitä, joita ei sisältä päin välttämättä huomata. HR-ammattilainen voi tarkastella prosesseja ja käytäntöjä kriittisesti ja ehdottaa parannuksia, jotka voivat merkittävästi tehostaa koko organisaation toimintaa.
Millaiset yritykset hyötyvät eniten HR-toimintojen ulkoistamisesta?
HR-palvelujen ulkoistaminen tuo etuja monenlaisille tamperelaisille organisaatioille, mutta tietyt yritystyypit saavuttavat siitä erityisen merkittäviä hyötyjä. Kokemustemme perusteella juuri pk-yritykset ovat usein niitä, jotka hyötyvät ulkoistamisesta eniten.
Pirkanmaan pienissä ja keskisuurissa yrityksissä ei tyypillisesti ole resursseja ylläpitää monipuolista HR-osastoa. Tällöin henkilöstöasioita hoitavat usein esimiehet tai yrittäjä itse muiden tehtäviensä ohella. Ulkoistamalla HR-toimintoja pk-yritys saa käyttöönsä monipuolisen HR-osaamisen kustannustehokkaasti ilman kokoaikaisen henkilöstön palkkaamiseen liittyviä kiinteitä kuluja.
Kasvuvaiheessa olevat yritykset, joita alueen startup-ekosysteemissä on runsaasti, kohtaavat usein nopeita henkilöstötarpeiden muutoksia. Tällaisessa tilanteessa ulkoistettu HR-palvelu tarjoaa joustavuutta, kun rekrytointitarve kasvaa äkillisesti tai yritys tarvitsee tukea organisaatiorakenteen kehittämiseen. Ulkoistetun HR:n skaalautuvuus on merkittävä etu kasvuyrityksille.
Projektipohjaista liiketoimintaa harjoittavat yritykset hyötyvät HR-ulkoistuksesta, koska henkilöstötarpeet vaihtelevat projektien mukaan. Kun työvoimatarve vaihtelee, on järkevää hankkia HR-osaamista vain tarvittaessa ilman jatkuvia kiinteitä kustannuksia.
Kausivaihtelua kokevan toimialan yritykset voivat hyödyntää ulkoistettua HR-palvelua erityisesti sesonkiaikojen rekrytoinneissa ja työsuhteisiin liittyvissä kysymyksissä. Ulkoistettu HR-kumppani voi tarjota tukea juuri silloin, kun sitä eniten tarvitaan.
Toimialasta riippumatta ulkoistamisesta hyötyvät erityisesti alueen yritykset, joissa HR-tehtävät eivät riitä täyttämään kokoaikaisen HR-ammattilaisen työpäivää, mutta jotka kuitenkin tarvitsevat laadukasta henkilöstöhallintoa. Monilla aloilla myös erikoisosaaminen, kuten työehtosopimusten tulkinta tai työlupiin liittyvät prosessit, on erityisen arvokasta.
Miten HR-ulkoistuksen kustannussäästöt lasketaan käytännössä yrityksessä?
HR-ulkoistuksen taloudelliset hyödyt eivät ole aina välittömästi nähtävissä, mutta kokonaissäästöjen laskeminen auttaa yritysjohtoa tekemään perusteltuja päätöksiä. Laskennassa on huomioitava sekä suorat että epäsuorat säästöt.
Suorien kustannussäästöjen laskeminen aloitetaan vertaamalla sisäisen HR-henkilön palkkakuluja ulkoistetun palvelun kustannuksiin. Pirkanmaan työmarkkinoilla toimivan sisäisen HR-ammattilaisen kokonaiskustannus sisältää palkan lisäksi sivukulut, työvälineet, työpisteen ja muut kiinteät kulut. Esimerkiksi:
- HR-päällikön vuosipalkka sivukuluineen Tampereen seudulla: 70 000 €/vuosi
- Työvälineet ja järjestelmät: 10 000 €/vuosi
- Työpisteen kustannukset: 5 000 €/vuosi
Ulkoistetun HR-palvelun kustannukset perustuvat tyypillisesti käytettyihin tunteihin. Jos tamperelainen yritys tarvitsee HR-palveluita keskimäärin 40 tuntia kuukaudessa ja tuntihinta on 80 €:
- 40 tuntia x 80 € x 12 kuukautta = 38 400 €/vuosi
Tässä esimerkissä vuosisäästöt olisivat noin 46 600 €.
Epäsuorat säästöt ovat usein merkittävämpiä, mutta vaikeammin laskettavissa. Näihin kuuluvat:
- Rekrytointivirheiden välttäminen: Yhden virherekrytoinnin kustannus voi olla 1-3 x henkilön vuosipalkka. Jos ulkoistettu HR auttaa välttämään yhdenkin virherekrytoinnin vuodessa, säästöt voivat olla kymmeniä tuhansia euroja.
- Työlainsäädännön rikkomusten välttäminen: Työoikeudellisten riitojen kustannukset voivat nousta kymmeniin tuhansiin euroihin.
- Liiketoiminnan kasvu: Kun yrityksen johto voi keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen HR-rutiinien sijaan, voi tämä merkitä merkittävää lisätuloa.
Kustannuslaskelman rinnalla on hyödyllistä arvioida myös laadullisia hyötyjä ja niiden taloudellisia vaikutuksia. Esimerkiksi ammattimaisemman HR:n vaikutus henkilöstön tyytyväisyyteen, sitoutumiseen ja tuottavuuteen voi olla taloudellisesti merkittävä, vaikka suora euromääräinen laskeminen olisikin haastavaa.
Mitä riskejä HR-toimintojen ulkoistamiseen liittyy?
Vaikka HR-ulkoistus tarjoaa monia etuja, on tärkeää tunnistaa myös siihen liittyvät mahdolliset haasteet ja riskit. Riskien ennakointi ja hallinta on keskeistä onnistuneen ulkoistussuhteen rakentamisessa.
Yksi merkittävimmistä riskeistä liittyy palveluntarjoajan valintaan. Jos kumppani ei ymmärrä yrityksesi toimialaa, kulttuuria tai liiketoimintamallia, voi yhteistyö johtaa tehottomuuteen ja väärinymmärryksiin. Tämän vuoksi on ensiarvoisen tärkeää valita kumppani, joka tuntee liike-elämän, on valmis perehtymään yrityksesi erityispiirteisiin ja jolla on relevanttia kokemusta toimialaltasi.
Toinen huomioitava riski on tietoturvaan ja -suojaan liittyvät kysymykset. HR-toiminnassa käsitellään arkaluontoisia henkilötietoja, joten on varmistettava, että palveluntarjoaja noudattaa tiukkoja tietosuojakäytäntöjä ja täyttää GDPR-vaatimukset. Sopimuksessa tulee selkeästi määritellä vastuut tietojen käsittelystä.
Ulkoistussuhteen hallinta vaatii myös resursseja. Mikäli kummankin osapuolen vastuita ei ole selkeästi määritelty, voi syntyä tehottomuutta tai päällekkäistä työtä. Hyvin laadittu palvelusopimus ja selkeä yhteistyömalli ovat avainasemassa tämän riskin hallinnassa.
On myös huomioitava, että joskus HR-ulkoistus voidaan kokea sisäisesti uhkana. Henkilöstö saattaa olla huolissaan tietojen siirtymisestä ulkopuoliselle tai epäillä ulkopuolisen kykyä ymmärtää yrityksen erityispiirteitä. Avoin viestintä ulkoistuspäätöksen perusteista ja hyödyistä auttaa lieventämään näitä huolia.
Kustannusriskit voivat toteutua, jos sopimus on laadittu epäselvästi tai jos palveluntarjoaja veloittaa kaikista pienistäkin lisätöistä. Selkeä hinnoittelumalli ja palvelukuvaus auttavat välttämään yllättäviä kustannuksia.
Meillä Töölön Vireessä pyrimme minimoimaan nämä riskit läpinäkyvällä hinnoittelulla ja joustavalla palvelumallilla. Jane HR -palvelumme perustuu täysin läpinäkyvään hinnoitteluun, jossa asiakas itse määrittelee palkan tason ja me huolehdimme osaamisesta.
HR-ulkoistuksen avaintulokset yrityksesi kustannustehokkuudelle
HR-toimintojen ulkoistaminen tarjoaa monipuolisia hyötyjä, joiden yhteisvaikutus parantaa merkittävästi yrityksesi kustannustehokkuutta. Yhteenvetona tärkeimmistä taloudellisista hyödyistä voidaan nostaa esiin kiinteiden henkilöstökulujen muuttuminen joustaviksi kustannuksiksi, mikä tarkoittaa, että maksat vain tarvitsemastasi HR-osaamisesta juuri silloin kun sitä tarvitset.
Asiantuntijaosaamisen saaminen tarvittaessa tuo merkittävää lisäarvoa erityisesti pk-yrityksille. Sen sijaan, että yritykseen palkattaisiin kokopäiväinen HR-ammattilainen, voidaan käyttää ulkoistettua palvelua, joka tuo käyttöön monipuolisen HR-tiimin osaamisen kustannustehokkaasti.
HR-ulkoistuksen suunnittelussa kannattaa lähteä liikkeelle yrityksesi nykytilanteen analyysista. Pohdi, mitkä HR-toiminnot vievät eniten aikaa, mitkä vaativat erityisosaamista ja missä toiminnoissa olisi eniten tehostamisen varaa. Tämän jälkeen voit määritellä, mitkä toiminnot kannattaa ulkoistaa ja mitkä mahdollisesti pitää yrityksen sisällä.
Käytännön askeleita HR-ulkoistuksen käynnistämiseen:
- Kartoita nykyiset HR-toiminnot ja niihin käytettävä aika
- Määrittele ulkoistettavat toiminnot ja palvelutaso
- Valitse luotettava kumppani, joka ymmärtää alueen liiketoimintaympäristöä
- Sovi selkeät mittarit ja tavoitteet yhteistyölle
- Varmista sujuva tiedonkulku ja yhteistyömallit
Meillä on kokemusta erityyppisten tamperelaisten yritysten HR-toimintojen tehostamisesta, ja tarjoamme joustavaa palvelumallia, joka sopeutuu yrityksesi muuttuviin tarpeisiin. Jane HR -palvelumme kautta saat HR-ammattilaisen yrityksesi käyttöön juuri tarvitsemallasi osaamisella ja ajallisella panoksella.
Kun HR-toiminnot on ulkoistettu tehokkaasti, yrityksesi johto ja henkilöstö voivat keskittyä ydinosaamiseen ja arvoa tuottavaan työhön. Tämä näkyy lopulta parantuneena tuottavuutena, liikevaihdon kasvuna ja vahvempana tuloksena. HR-ulkoistus ei ole vain kustannussäästö, vaan strateginen päätös, joka tukee yrityksesi kokonaisvaltaista menestystä dynaamisessa liiketoimintaympäristössä. Ota yhteyttä jo tänään ja selvitetään, miten voimme tehostaa yrityksesi HR-toimintoja!