Työlainsäädännön noudattaminen on kriittinen osa vastuullista yritystoimintaa. Suomessa pk-yrityksille työlainsäädännön rikkomisesta aiheutuvat taloudelliset seuraukset voivat olla merkittäviä – jopa yrityksen toimintaedellytykset vaarantavia. Laiminlyöntien hinta ei muodostu pelkästään välittömistä sakkomaksuista vaan myös korvausvelvollisuuksista, oikeudenkäyntikuluista sekä mainehaitan aiheuttamista pitkäaikaisista vaikutuksista. Perehdymme tässä artikkelissa siihen, millaisista summista puhutaan sekä miten nämä tilanteet olisi parasta välttää kokonaan.
Kuinka paljon työlainsäädännön rikkominen voi maksaa pk-yritykselle?
Työlainsäädännön rikkomiseen liittyvät kustannukset ovat usein yllättävän suuria pk-yritysten näkökulmasta. Rahallisten seuraamusten kirjo on laaja, alkaen muutaman tuhannen euron laiminlyöntimaksuista aina kymmenien tai satojen tuhansien eurojen vahingonkorvauksiin.
Tyypillisesti kustannukset jakautuvat neljään pääkategoriaan. Ensimmäinen kustannuserä muodostuu viranomaisten määräämistä sakoista ja laiminlyöntimaksuista. Esimerkiksi työaikasuojelun rikkomisesta voidaan määrätä 1 000–10 000 euron laiminlyöntimaksu, ja jos kyseessä on toistuvat tai tahalliset rikkomukset, summat kasvavat nopeasti.
Toisena merkittävänä kustannuseränä ovat työntekijöille maksettavat korvaukset. Laittoman irtisanomisen yhteydessä työnantaja voi joutua maksamaan työntekijälle 3-24 kuukauden palkkaa vastaavan korvauksen, mikä esimerkiksi 3000 euron kuukausipalkalla tarkoittaa 9 000–72 000 euron kuluerää.
Kolmanneksi pitää huomioida oikeudenkäyntikulut, jotka työoikeudellisissa riidoissa ovat tyypillisesti 10 000–30 000 euroa. Hävinnyt osapuoli maksaa yleensä myös vastapuolen oikeudenkäyntikulut.
Neljäntenä kustannuseränä, jonka merkitystä usein aliarvioidaan, ovat maineen menetyksestä johtuvat epäsuorat kustannukset. Työlainsäädännön rikkomukset voivat johtaa negatiiviseen julkisuuteen, joka vaikeuttaa rekrytointeja ja voi karkoittaa asiakkaita.
Esimerkkinä kokonaisvaltaisista kustannuksista voimme tarkastella tilannetta, jossa pk-yritys on laiminlyönyt työturvallisuusvelvoitteensa ja työpaikalla tapahtuu vakava tapaturma. Yritys saattaa joutua maksamaan:
- Työturvallisuusrikkomuksesta määrätty sakko: 5 000–50 000 euroa
- Työntekijälle maksettava korvaus kivusta ja särystä: 5 000–25 000 euroa
- Ansionmenetyskorvaukset: 10 000–100 000 euroa
- Oikeudenkäyntikulut: 15 000–30 000 euroa
Yhteenlasketut kustannukset voivat siis helposti nousta yli 100 000 euron, mikä on monelle pk-yritykselle taloudellisesti kestämätön tilanne.
Mitkä ovat yleisimmät työlainsäädännön rikkomukset pk-yrityksissä?
Pk-yritysten työlainsäädännön rikkomukset johtuvat useimmiten tiedon puutteesta tai ajantasaisen lainsäädännön seuraamisen haasteista. Kokemuksemme mukaan tietyt rikkeet toistuvat erityisen usein.
Työaikarikkomukset ovat yleisimpiä kompastuskiviä. Näitä ovat esimerkiksi ylitöiden korvaamatta jättäminen, lepoaikojen laiminlyönti sekä työaikakirjanpidon puutteellisuus. Työaikakirjanpidon laiminlyönti on paitsi rikos, myös potentiaalinen ”tikittävä aikapommi”, sillä työntekijät voivat vaatia korvauksia tekemistään ylitöistä jopa kahden vuoden ajalta.
Palkanmaksuun liittyvät ongelmat muodostavat toisen merkittävän rikkomusryhmän. Tyypillisiä virheitä ovat työehtosopimuksen mukaisten palkankorotusten noudattamatta jättäminen, lomakorvausten virheellinen laskeminen ja lomapalkkojen maksaminen myöhässä. Myös palkkaan liittyvien lisien, kuten ilta- tai viikonloppulisien, maksamatta jättäminen on yleinen rike.
Työturvallisuuden laiminlyönnit ovat kolmas merkittävä rikkomustyyppi. Tyypillisiä puutteita ovat riittämätön perehdytys, työturvallisuusriskien kartoituksen laiminlyönti sekä asianmukaisten suojavälineiden puuttuminen. Edes pienimmät yritykset eivät ole vapautettuja työturvallisuuslainsäädännön noudattamisesta – jokainen työnantaja on velvollinen huolehtimaan työntekijöidensä turvallisuudesta.
Neljäntenä merkittävänä kategoriassa ovat syrjintätapaukset työpaikoilla. Nämä voivat ilmetä rekrytoinnissa, palkkauksen epätasa-arvoisuutena tai epäasiallisena kohteluna työyhteisössä. Yhdenvertaisuuslaki ja tasa-arvolaki edellyttävät työnantajilta aktiivisia toimia syrjinnän ehkäisemiseksi, ja näiden velvoitteiden laiminlyönti on yllättävän yleistä.
Kokonaisuutena pk-yritysten työlainsäädännön rikkomukset johtuvat usein resurssipulasta – pienissä yrityksissä ei välttämättä ole erillistä HR-osastoa tai työoikeudellista osaamista. Juuri tämän vuoksi ulkopuolinen apu työlainsäädännön noudattamisessa voi olla merkittävä tapa ennaltaehkäistä kalliita rikkomuksia.
Miten työsuojeluviranomainen määrittää sanktiot työlakirikkomuksista?
Työsuojeluviranomaisen toimintaperiaatteet ja sanktiokäytännöt eivät ole yleisesti tuttuja monille pk-yrityksille. Viranomaisen ensisijaisena tehtävänä on valvoa työlainsäädännön noudattamista ja puuttua havaittuihin epäkohtiin.
Työsuojeluviranomaiset tekevät tarkastuksia työpaikoille joko ennalta ilmoitettuna tai yllätystarkastuksina. Tarkastuksia tehdään sekä rutiininomaisesti että erityisesti silloin, kun viranomaiselle on tehty ilmoitus mahdollisesta epäkohdasta. Rikkomusten vakavuuden arvioinnissa viranomaiset kiinnittävät huomiota useisiin tekijöihin.
Keskeinen arviointikriteeri on rikkomuksen tahallisuus. Tahallisesta ja tietoisesta työlainsäädännön rikkomisesta seuraa huomattavasti ankarampi rangaistus kuin tietämättömyydestä tai huolimattomuudesta johtuvasta laiminlyönnistä. Myös rikkomuksen toistuvuus vaikuttaa merkittävästi seuraamusten ankaruuteen – ensikertalainen saa useimmiten ensin kehotuksen korjata tilanne, kun taas toistuvista rikkeistä seuraa herkemmin taloudellisia sanktioita.
Sanktioon vaikuttaa myös rikkomuksen laajuus: koskeeko se yksittäistä työntekijää vai laajempaa joukkoa? Lisäksi arvioidaan, minkälaista vahinkoa tai vaaraa rikkomus on aiheuttanut työntekijöille ja olisiko vahinko ollut estettävissä kohtuullisilla toimenpiteillä.
Työsuojeluviranomaisen ensimmäinen toimenpide on useimmiten kehotus korjata havaitut puutteet määräajassa. Jos kehotusta ei noudateta, viranomainen voi antaa velvoittavan päätöksen, jota voidaan tehostaa uhkasakolla. Vakavimmissa tapauksissa työsuojeluviranomainen voi myös tehdä tutkintapyynnön poliisille, jolloin asia siirtyy rikosprosessiin.
Esimerkiksi työaikakirjanpidon laiminlyönnistä työsuojeluviranomainen antaa tyypillisesti ensin kehotuksen korjata puutteet. Jos puutteita ei korjata määräajassa, seurauksena voi olla 1 000–10 000 euron laiminlyöntimaksu. Vakavasta työturvallisuusrikkomuksesta puolestaan voi seurata rikosprosessi, jossa rangaistuksena voi olla sakkojen lisäksi jopa vankeutta.
Työsuojeluviranomaisen määräämät sanktiot ovat vain yksi osa mahdollisista seuraamuksista – niiden lisäksi tulevat mahdolliset työntekijöille maksettavat korvaukset sekä rikosoikeudelliset seuraamukset.
Millaiset työlainsäädännön rikkomukset aiheuttavat suurimmat taloudelliset riskit?
Kaikki työlainsäädännön rikkomukset eivät ole taloudellisesti samanarvoisia. Tietyt rikkeet aiheuttavat huomattavasti suurempia taloudellisia riskejä kuin toiset. Taloudellisesti merkittävimmät riskit liittyvät yleensä tilanteisiin, joissa laiminlyönti on johtanut konkreettiseen vahinkoon tai työntekijän oikeuksien merkittävään loukkaukseen.
Työturvallisuusrikkomukset kuuluvat ehdottomasti suurimpien taloudellisten riskien joukkoon. Erityisesti tilanteet, joissa työturvallisuusvelvoitteiden laiminlyönti on johtanut vakavaan työtapaturmaan, voivat aiheuttaa mittavia kustannuksia. Eräässä tapauksessa rakennusalan pk-yritys joutui maksamaan yhteensä yli 150 000 euroa korvauksia ja sakkoja, kun työntekijä loukkaantui vakavasti puutteellisten turvallisuusjärjestelyjen vuoksi.
Järjestelmälliset palkanmaksuvirheet muodostavat myös merkittävän taloudellisen riskin. Erityisesti tilanteet, joissa yritys on systemaattisesti jättänyt noudattamatta työehtosopimusta, voivat johtaa suuriin jälkikäteisiin korvausvelvollisuuksiin. Kokemuksemme mukaan erityisen riskialttiita ovat tilanteet, joissa työntekijöille ei ole maksettu työehtosopimuksen mukaisia lisiä tai ylityökorvauksia pidemmän aikaa.
Yhdenvertaisuuslain rikkomukset voivat johtaa mittaviin hyvityskorvauksiin. Yhdenvertaisuus- tai tasa-arvolain perusteella maksettavat hyvitykset voivat olla jopa kymmeniä tuhansia euroja henkilöä kohden. Pahimmillaan syrjintätapaukset johtavat myös maineen menetykseen ja sitä kautta liiketoiminnan vaikeutumiseen.
Työsopimusten laittomat päättämiset aiheuttavat usein merkittäviä kustannuksia. Työsopimuslain mukainen korvaus laittomasta irtisanomisesta tai työsuhteen purkamisesta on 3–24 kuukauden palkkaa vastaava summa. Esimerkiksi jos kuukausipalkka on 4 000 euroa, korvaus voi siis olla 12 000–96 000 euroa. Lisäksi tulevat oikeudenkäyntikulut, jotka työoikeudellisissa riidoissa nousevat helposti yli 20 000 euron.
Konkreettisena esimerkkinä voidaan mainita tapaus, jossa pk-yritys irtisanoi työntekijän tuotannollisilla ja taloudellisilla perusteilla, mutta palkkasi pian uuden henkilön samoihin tehtäviin. Käräjäoikeus katsoi irtisanomisen laittomaksi ja määräsi työnantajan maksamaan työntekijälle 10 kuukauden palkkaa vastaavan korvauksen sekä vastaamaan molempien osapuolten oikeudenkäyntikuluista. Kokonaiskustannukset nousivat yli 60 000 euroon.
Mitä välillisiä kustannuksia työlainsäädännön rikkomisesta voi aiheutua?
Välittömien taloudellisten seuraamusten lisäksi työlainsäädännön rikkomisesta aiheutuu merkittäviä epäsuoria kustannuksia, jotka voivat pitkällä aikavälillä olla jopa suoria sanktioita merkittävämpiä. Nämä välilliset kustannukset ovat usein vaikeammin mitattavissa, mutta niiden vaikutus yrityksen toimintaan voi olla pitkäkestoinen.
Mainehaitan merkitystä ei voi nykypäivänä vähätellä. Tieto työlainsäädännön rikkomuksista leviää nopeasti sosiaalisessa mediassa ja voi vahingoittaa yrityksen mainetta sekä työnantajana että liikekumppanina. Erityisesti toistuvat tai vakavat rikkeet voivat johtaa yrityksen maineen vakavaan heikkenemiseen.
Maineen menetys johtaa puolestaan usein rekrytointivaikeuksiin. Kun työmarkkinoilla on tiedossa, että yrityksessä ei noudateta työlainsäädäntöä tai työntekijöitä kohdellaan huonosti, osaavien työntekijöiden houkuttelu vaikeutuu merkittävästi. Tämä voi johtaa rekrytointiprosessien pitkittymiseen ja kallistumiseen sekä siihen, että yritys ei saa parhaita osaajia palvelukseensa.
Työntekijöiden vaihtuvuuden kasvu on yleistä yrityksissä, joissa työlainsäädäntöä ei noudateta asianmukaisesti. Jatkuva vaihtuvuus aiheuttaa merkittäviä kustannuksia perehdytyksen, rekrytoinnin ja tehokkuuden heikkenemisen kautta. Arvioiden mukaan yhden työntekijän vaihtumisen kustannukset voivat olla jopa 6-9 kuukauden palkkasumma, kun huomioidaan kaikki välilliset kustannukset.
Työilmapiirin heikkeneminen on myös yleinen seuraus työlainsäädännön rikkomuksista. Kun työntekijät kokevat epäoikeudenmukaista kohtelua, työilmapiiri kärsii, mikä puolestaan vaikuttaa työtehoon, innovatiivisuuteen ja sitoutumiseen. Huono työilmapiiri näkyy usein kasvaneina sairauspoissaoloina, jotka aiheuttavat merkittäviä lisäkuluja.
Asiakassuhteiden kärsiminen voi olla vakava seuraus, jos työlainsäädännön rikkomukset tulevat julkisuuteen. Erityisesti yritysasiakkaat kiinnittävät nykyään huomiota kumppaneidensa vastuullisuuteen, ja tieto työlainsäädännön rikkomuksista voi johtaa asiakassuhteiden päättymiseen tai uusien liiketoimintamahdollisuuksien menettämiseen.
Pitkällä aikavälillä näillä välillisillä kustannuksilla voi olla merkittävä vaikutus yrityksen kannattavuuteen ja kilpailukykyyn. Erään suomalaisen tutkimuksen mukaan systemaattisesti työlainsäädäntöä rikkovat yritykset menestyvät keskimäärin heikommin kuin vastuulliset kilpailijansa. Tämä korostaa entisestään työlainsäädännön noudattamisen tärkeyttä osana yrityksen kestävää liiketoimintaa.
Miten pk-yritys voi ennaltaehkäistä työlainsäädännön rikkomuksia?
Työlainsäädännön rikkomusten ennaltaehkäisy on huomattavasti kustannustehokkaampaa kuin jälkikäteinen vahinkojen korjaaminen. Pk-yrityksissä rikkomusten taustalla on usein tietämättömyys tai resurssien puute, ei niinkään tahallinen lain rikkominen.
Ajantasaisen tiedon hankkiminen on ensimmäinen askel rikkomusten ennaltaehkäisyssä. Työlainsäädäntö ja työehtosopimukset muuttuvat jatkuvasti, ja muutosten seuraaminen on kriittistä. Autamme asiakkaitamme pysymään ajan tasalla muutoksista ja tulkitsemaan lainsäädännön vaatimuksia käytännössä.
Toimivien HR-prosessien kehittäminen on toinen keskeinen tekijä riskien minimoinnissa. Selkeät toimintamallit ja prosessit työsuhdeasioiden hoitamiseen auttavat välttämään virheitä. Erityisen tärkeitä ovat:
- Systemaattinen työaikakirjanpito
- Selkeät rekrytointiprosessit ja -kriteerit
- Dokumentoidut perehdytyskäytännöt
- Yhtenäiset käytännöt työsuhteen päättämistilanteissa
Työntekijöiden ja esihenkilöiden koulutus on kolmas kriittinen tekijä. Ei riitä, että esimerkiksi toimitusjohtaja tai HR-vastaava tuntee työlainsäädännön vaatimukset. Myös käytännön esimiestyötä tekevien on tunnettava työlainsäädännön keskeiset periaatteet. Tarjoamme räätälöityjä koulutuksia, jotka keskittyvät juuri kunkin yrityksen kannalta keskeisiin työlainsäädännön kysymyksiin.
Neljäntenä tekijänä on toimivan yhteistoiminnan rakentaminen työpaikalla. Avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri työnantajan ja työntekijöiden välillä ennaltaehkäisee monia ongelmia. Työntekijöiden osallistaminen ja säännöllinen tiedottaminen työpaikan asioista vähentää väärinymmärryksiä ja konflikteja.
Konkreettisina työkaluina ja käytäntöinä suosittelemme:
- HR-käsikirjan laatimista, johon on koottu työpaikan keskeiset käytännöt ja toimintamallit
- Säännöllisiä tarkistuksia työehtosopimuksen noudattamisesta
- Poissaolo- ja työvuoroseurannan digitalisointia
- Ulkopuolisen asiantuntijan konsultointia haastavissa työsuhdekysymyksissä
Työlainsäädännön noudattaminen ei ole vain riskienhallintaa, vaan myös investointi yrityksen työhyvinvointiin ja sitä kautta tuottavuuteen. Autamme pk-yrityksiä rakentamaan toimivia ja lainmukaisia HR-käytäntöjä, jotka ottavat huomioon sekä työnantajan että työntekijöiden tarpeet.
Työlainsäädännön noudattaminen – strateginen kilpailuetu pk-yritykselle
Työlainsäädännön noudattamista ei tulisi nähdä vain pakkona tai kustannuseränä, vaan strategisena valintana, joka tuo yritykselle todellista kilpailuetua. Kun työlainsäädäntöön liittyvät asiat ovat kunnossa, voi yritys keskittyä ydinosaamiseensa ja liiketoiminnan kehittämiseen.
Tässä artikkelissa olemme tarkastelleet työlainsäädännön rikkomusten kustannuksia, jotka voivat nousta pk-yritykselle kestämättömiksi. Välittömät taloudelliset seuraamukset sakkojen ja vahingonkorvausten muodossa ovat vain jäävuoren huippu – pitkäkestoiset mainehaitat ja rekrytointivaikeudet voivat vahingoittaa liiketoimintaa vielä vuosia rikkeen jälkeen.
Suosittelemme pk-yrityksille seuraavia toimenpiteitä:
- HR-asioiden säännöllinen auditointi ulkopuolisen asiantuntijan avulla
- Esihenkilöiden työoikeudellisen osaamisen kehittäminen
- Ajantasaisten HR-järjestelmien käyttöönotto työaikakirjanpidon ja muiden lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen
- Ennakoiva lähestymistapa työsuhdekysymyksiin – ongelmiin tarttuminen ajoissa
Työhyvinvoinnin ja lainmukaisten käytäntöjen yhteys parempaan liiketoimintaan on kiistaton. Tutkimusten mukaan yritykset, jotka panostavat työhyvinvointiin ja työlainsäädännön asianmukaiseen noudattamiseen, saavuttavat korkeamman tuottavuuden, alhaisemmat sairauspoissaolot ja paremman työntekijäkokemuksen.
Me Töölön Vireellä uskomme, että pk-yritysten ei tarvitse selviytyä työlainsäädännön haasteista yksin. Asiantuntijapalvelumme täydentävät yrityksesi osaamista juuri silloin ja siinä laajuudessa kuin tarvitset. Työsuhdeneuvonta ja ajantasainen lainsäädäntöosaaminen ovat yksi keskeisistä palvelualueistamme – autamme varmistamaan, että työsuhdeasiat ovat yrityksessäsi kunnossa ja työnantajavelvoitteet täyttyvät vastuullisesti.
Vastuullisen työkulttuurin rakentaminen ei ole vain riskienhallintaa, vaan sijoitus yrityksesi tulevaisuuteen. Työlainsäädännön noudattaminen ja henkilöstön hyvinvoinnista huolehtiminen ovat nykyajan yritykselle kilpailuvaltti, joka auttaa houkuttelemaan ja sitouttamaan parhaat osaajat – ja sitä kautta rakentamaan kestävää liiketoimintaa. Ota yhteyttä jo tänään ja keskustellaan, miten voimme auttaa juuri sinun yritystäsi työlainsäädännön haasteissa!