Suomalaisessa työelämässä perhevapaiden järjestäminen on keskeinen osa työnantajan vastuuta. Organisaation koosta riippumatta jokaisen työnantajan tulee ymmärtää ja noudattaa perhevapaisiin liittyviä velvoitteita. Yritysten on tunnettava työsopimuslain määräykset, työehtosopimukset sekä uusimmat lainsäädännölliset muutokset. Näiden velvoitteiden laiminlyönti voi johtaa merkittäviin oikeudellisiin ja taloudellisiin seurauksiin. Pk-yrityksille nämä haasteet ovat erityisen merkittäviä, sillä niillä ei välttämättä ole erillistä HR-osastoa. Asiantunteva apu on tällöin korvaamattoman arvokasta.
Mitä perhevapaisiin liittyviä lakisääteisiä velvoitteita työnantajalla on?
Työnantajan vastuut perhevapaisiin liittyen juontavat juurensa suoraan työsopimuslaista. Keskeisimpiä velvoitteita ovat työntekijän oikeus palata samaan tai vastaavaan työhön perhevapaalta sekä irtisanomissuoja perhevapaiden aikana. Työnantajan tulee myös kunnioittaa työntekijän oikeutta pitää perhevapaita ilman syrjintää tai epäedullista kohtelua.
Työsopimuslaki määrittää, että perhevapaalle jäävällä työntekijällä on oikeus palata ensisijaisesti aikaisempaan työhönsä. Jos tämä ei ole mahdollista, työntekijälle on tarjottava aikaisempaa työtä vastaavaa työsopimuksen mukaista työtä. Työnantaja ei saa myöskään irtisanoa työntekijää perhevapaiden takia – tätä pidetään syrjintänä, joka on laissa kielletty.
Työnantajalla on velvollisuus noudattaa myös alan työehtosopimuksia, jotka saattavat sisältää lakisääteisiä ehtoja parempia etuja perhevapaisiin liittyen. Työehtosopimukset voivat määritellä esimerkiksi palkalliset äitiysvapaat tai muut perhevapaisiin liittyvät erityisehdot, joita työnantajan on noudatettava.
Erityisen tärkeää on tuntea myös ilmoitusaikoihin liittyvät säännökset. Työntekijän on ilmoitettava perhevapaiden pitämisestä vähintään kaksi kuukautta ennen vapaan alkamista, ja työnantajan on hyväksyttävä nämä ilmoitukset, kunhan ne on tehty lain mukaisesti.
Miten työnantajan tulee käsitellä perhevapailmoituksia?
Perhevapailmoitusten asianmukainen käsittely on olennainen osa työnantajan velvoitteita. Ilmoitusten dokumentointi ja säilyttäminen on tehtävä järjestelmällisesti, sillä ne toimivat todisteina sekä työntekijälle että työnantajalle mahdollisissa kiistatilanteissa.
Kun työntekijä ilmoittaa aikomuksestaan jäädä perhevapaalle, työnantajan tulee vahvistaa ilmoituksen vastaanottaminen ja käsitellä se viipymättä. Työntekijällä on velvollisuus noudattaa laissa määrättyjä ilmoitusaikoja, jotka ovat yleensä kaksi kuukautta ennen vapaan alkamista. Lyhyemmän ilmoitusajan (vähintään kuukausi) käyttö on mahdollista, jos pidempi ilmoitusaika ei ole mahdollinen puolison työhön sijoittumisen tai muun perustellun syyn vuoksi.
Työnantajalla on oikeus pyytää todistuksia, kuten raskaustodistus tai Kelan päätös vanhempainrahasta. On kuitenkin huomioitava, että näitä asiakirjoja käsiteltäessä tulee noudattaa tietosuojalainsäädäntöä, sillä kyseessä on arkaluonteisten henkilötietojen käsittely.
Työnantajan reagointivelvollisuus tarkoittaa, että perhevapaailmoituksiin tulee vastata kohtuullisessa ajassa. Mikäli työnantajalla on perusteltu syy epäillä ilmoituksen oikeellisuutta, asiaa voidaan selvittää pyytämällä lisätietoja tai todistuksia. Ilman perusteltua syytä perhevapailmoitusta ei kuitenkaan voi hylätä.
- Vastaanota ilmoitus kirjallisesti
- Vahvista vastaanottaminen työntekijälle
- Tarkista ilmoitusaikojen noudattaminen
- Dokumentoi ja arkistoi ilmoitukset asianmukaisesti
- Pyydä tarvittaessa lisätodistuksia lain sallimissa rajoissa
Mitä palkanmaksuvelvoitteita työnantajalla on perhevapaiden aikana?
Palkanmaksuvelvoitteet perhevapaiden aikana vaihtelevat merkittävästi työehtosopimusten mukaan. Lakisääteistä palkanmaksuvelvoitetta perhevapaiden ajalta ei sinänsä ole, mutta useimmat työehtosopimukset määrittelevät palkanmaksun äitiysvapaiden ajalta tietyksi ajaksi, tyypillisesti 1-3 kuukaudelta.
Työehtosopimuksista riippuen työnantajan velvollisuudet voivat vaihdella huomattavasti. Esimerkiksi kaupan alan työehtosopimuksen mukaan äitiysvapaan palkallisuus on kolme kuukautta, kun taas joillakin aloilla se voi olla lyhyempi tai pidempi. Useimmissa työehtosopimuksissa on myös määräyksiä isyysvapaan palkallisuudesta, yleensä 1-6 päivää.
Kun työnantaja maksaa palkkaa perhevapaiden ajalta, hänellä on oikeus hakea Kelalta korvausta tältä ajalta. Työnantaja hakee Kelalta vanhempainpäivärahaa ajalta, jolta on maksanut palkkaa, ja korvaus maksetaan suoraan työnantajalle. Työnantajan on tärkeää hakea korvauksia ajoissa, sillä hakuaika on kaksi kuukautta siitä, kun oikeus päivärahaan alkoi.
| Perhevapaatyyppi | Lakisääteinen palkanmaksuvelvoite | Yleinen käytäntö työehtosopimuksissa |
|---|---|---|
| Äitiysvapaa | Ei lakisääteistä velvoitetta | Usein 1-3 kuukautta palkallista |
| Isyysvapaa | Ei lakisääteistä velvoitetta | Usein 1-6 päivää palkallista |
| Vanhempainvapaa | Ei lakisääteistä velvoitetta | Tyypillisesti palkaton |
| Hoitovapaa | Ei lakisääteistä velvoitetta | Tyypillisesti palkaton |
Huomionarvoista on, että palkanmaksukäytännöissä voi olla merkittäviä eroja eri alojen välillä, ja työnantajan on aina tarkistettava oman alansa työehtosopimuksen määräykset.
Miten perhevapaalta palaavan työntekijän työhönpaluu tulee järjestää?
Perhevapaalta palaavan työntekijän työhönpaluun järjestäminen on yksi kriittisimmistä vaiheista työnantajan kannalta. Työsopimuslain mukaan työntekijällä on oikeus palata ensisijaisesti aiempaan työhönsä tai vastaaviin tehtäviin, joissa työehdot ovat vähintään yhtä edulliset kuin aiemmassa työssä.
Työntekijän asema, työtehtävät ja palkka tulee säilyttää vähintään samantasoisina kuin ennen perhevapaata. Jos yrityksen organisaatiossa on tapahtunut muutoksia perhevapaiden aikana, työnantajan on huomioitava nämä työntekijän paluuta suunniteltaessa. Muutokset eivät kuitenkaan saa johtaa työntekijän aseman heikentymiseen ilman perusteltua liiketoiminnallista syytä.
Työhönpaluun suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen työntekijän paluuta. Hyvä käytäntö on järjestää keskustelu työntekijän kanssa noin kuukautta ennen paluuta, jolloin voidaan käydä läpi mahdolliset muutokset organisaatiossa ja työtehtävissä sekä suunnitella mahdolliset perehdytystarpeet.
Perhevapaalta palaavalle työntekijälle tulee myös tarjota mahdollisuus joustaviin työjärjestelyihin, mikäli se on työtehtävien puolesta mahdollista. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
- Liukuva työaika
- Etätyömahdollisuudet
- Osa-aikatyö (osittainen hoitovapaa)
- Lyhennetty työviikko tai työpäivä
Erityisesti alle kolmevuotiaan lapsen vanhemmalla on oikeus osittaiseen hoitovapaaseen, mikä tarkoittaa työajan lyhentämistä. Työnantaja voi kieltäytyä tästä vain, jos järjestely aiheuttaa vakavaa haittaa työpaikan tuotanto- tai palvelutoiminnalle.
Mitä muutoksia perhevapaavelvoitteisiin on tullut uuden lainsäädännön myötä?
Suomessa astui voimaan merkittävä perhevapaauudistus elokuussa 2022, joka muutti olennaisesti työnantajan velvoitteita. Uudistuksen keskeisimpiä muutoksia ovat termistön muuttuminen, perhevapaaoikeuksien tasapuolisempi jakautuminen vanhempien kesken sekä joustavammat mahdollisuudet perhevapaiden käyttöön.
Vanha äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaa -termistö korvattiin uusilla käsitteillä: raskausvapaa ja vanhempainvapaa. Raskausvapaaseen on oikeutettu synnyttävä äiti, ja se alkaa 30 arkipäivää ennen laskettua aikaa. Vanhempainvapaapäiviä on yhteensä 320, joista kummallakin vanhemmalla on käytettävissään 160 päivää.
Työnantajan näkökulmasta uudistus tarkoittaa tarvetta päivittää sisäisiä ohjeistuksia ja prosesseja. Palkanmaksuvelvoitteet tulee tarkistaa työehtosopimusten päivityttyä vastaamaan uutta termistöä. Monet työehtosopimukset ovat siirtymävaiheessa, joten työnantajan on tärkeää seurata oman alansa työehtosopimuksen päivityksiä.
Siirtymäsäännökset ovat myös tärkeitä ymmärtää: jos lapsi on syntynyt ennen 4.9.2022, sovelletaan vanhaa lainsäädäntöä. Jos taas lapsi on syntynyt 4.9.2022 tai sen jälkeen, sovelletaan uutta lainsäädäntöä.
Käytännön vaikutukset työnantajille näkyvät etenkin perhevapaiden käytön joustavoitumisena:
- Vanhempainvapaan voi nyt pitää useammassa jaksossa aina lapsen 2-vuotispäivään asti
- Molemmat vanhemmat voivat olla vanhempainvapaalla samanaikaisesti
- Osa-aikaisen vanhempainvapaan mahdollisuudet laajenivat
- Vanhempainvapaata voi siirtää toiselle vanhemmalle aiempaa joustavammin
Nämä muutokset vaativat työnantajilta entistä tarkempaa perhevapaisiin liittyvien ilmoitusten seurantaa ja dokumentointia sekä joustavuutta työjärjestelyissä.
Perhevapaisiin liittyvät työnantajan velvoitteet – tärkeimmät muistettavat asiat
Perhevapaisiin liittyvien velvoitteiden hallinnointi vaatii työnantajalta järjestelmällistä lähestymistapaa. Oikea-aikainen toiminta on avainasemassa, kun käsitellään työntekijöiden perhevapailmoituksia ja -järjestelyjä. Tarkan dokumentaation ylläpitäminen kaikista perhevapaisiin liittyvistä ilmoituksista, päätöksistä ja toimenpiteistä suojaa sekä työnantajaa että työntekijää mahdollisissa kiistatilanteissa.
Työnantajan tulee aina kunnioittaa työntekijän oikeuksia ja välttää kaikenlaista syrjintää. Perhevapaalle jääminen tai siltä palaaminen ei saa vaikuttaa negatiivisesti työntekijän urakehitykseen tai työehtoihin. Tasa-arvoinen kohtelu on paitsi lakisääteinen velvoite, myös keino rakentaa luottamuksellista työilmapiiriä ja sitouttaa henkilöstöä.
Käytännön työkaluina perhevapaiden hallinnointiin suosittelemme selkeiden prosessien luomista:
- Luo selkeä ohjeistus perhevapaisiin liittyvistä käytännöistä ja jaa se henkilöstölle
- Kehitä dokumentointijärjestelmä perhevapaailmoituksille ja niihin liittyville asiakirjoille
- Laadi muistilista perhevapaalta palaavan työntekijän työhönpaluun järjestämisestä
- Tarkista säännöllisesti työehtosopimuksen ja lainsäädännön muutokset
- Varmista esihenkilöiden osaaminen perhevapaisiin liittyvissä kysymyksissä
Me Töölön Vireessä autamme Helsingin alueen pk-yrityksiä navigoimaan perhevapaisiin liittyvien velvoitteiden monimutkaista kenttää. Tarjoamme Helsingissä toimiville yrityksille työsuhde- ja lakineuvontaa sekä käytännön tukea perhevapaisiin liittyvissä kysymyksissä. Asiantuntijamme varmistavat, että yrityksenne työsuhdeasiat ovat kunnossa ja työnantajavelvoitteet täyttyvät lain ja työehtosopimusten mukaisesti.
Muista, että perhevapaat ovat merkittävä osa helsinkiläisten työntekijöiden elämää ja niiden sujuva järjestäminen heijastuu suoraan työhyvinvointiin ja työnantajamielikuvaan. Investointi perhevapaisiin liittyvien prosessien kehittämiseen maksaa itsensä takaisin tyytyväisempinä ja sitoutuneempina työntekijöinä. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme jo tänään ja varmista, että yrityksesi perhevapaisiin liittyvät prosessit ovat kunnossa Helsingin alueella!